Phase 1: Der Vorprozess

Eine gemeinsame Basis schaffen

Im Vorprozess sollen Inhalt, Umfang und Rahmenbedingungen der Maßnahme definiert werden, bevor mit ihrer Umsetzung begonnen wird. Er hilft, Klarheit über die zugrundeliegenden Herausforderungen und die Zielsetzung der Maßnahme, die Rollen und das Mandat der Akteur:innen ebenso wie über die Ressourcenplanung sowie die Wirtschaftlichkeit zu erlangen. Um für unterschiedlichste Akteur:innen nachvollziehbar und auch auf vergleichbare Projekte in ganz anderen Kontexten übertragbar zu sein, wird die Maßnahmenbeschreibung in einer sogenannten Mustersprache verfasst, also einem klar strukturierten Aufbau folgend, in dem die kennzeichnenden Aspekte der Maßnahme dargestellt werden. Kern dieser Maßnahmenbeschreibung ist das Formulieren und Beantworten der richtigen Fragen.

Die Beteiligung von Expert:innen sowie der Öffentlichkeit von Anfang an stellt sicher, dass die Maßnahme bedarfsgerecht gestaltet wird und mit anderen relevanten Maßnahmen verknüpft werden kann, um ihre Nachhaltigkeit zu sichern. Um zudem einen strukturierten und effizienten Planungsprozess für die Maßnahme sicherzustellen, werden auch Methoden aus den Projektphasen II – IV im Vorprozess angewandt. So wird erkundet, in welcher der Folgephasen welche Arbeitsschritte durchzuführen sind oder ob eventuell direkt bei späteren Phasen eingesetzt werden kann.

Der Vorprozess umfasst fünf Schritte bzw. Formate, die unterschiedliche Akteur:innen bzw. Stakeholder, Perspektiven, Wissensressourcen sowie Aushandlungsformen in das Projekt holen, um eine umfassende Maßnahmenbeschreibung zu erstellen – je nachdem, was in der individuellen Maßnahme gerade erforderlich ist.

Im Folgenden werden die fünf Formate des Vorprozesses vorgestellt und dabei auch Vorschläge für passende Methoden inklusive einfach zu nutzender Templates angeboten, die dabei helfen, die Formate erfolgreich zu gestalten. Ähnlich den Methoden werden auch die Formate im weiteren Verlauf mittels einer festen Struktur beschrieben:

  • Die Struktur

    • Name des Formates
    • Beschreibung: Eine kurze Darstellung, was im Format passiert, worauf zu achten ist, worauf es abzielt und wie es sich zum Gesamtgebilde „Vorprozess“ verhält.
    • Teilnehmende: Diese Personengruppen sollten idealerweise an diesem Format teilnehmen.
    • Ziel: Dieses Ziel wird im Format verfolgt – insbesondere hinsichtlich dessen, was am Ende des Formates idealerweise in die Maßnahmenbeschreibung übertragen wird.
    • Ergebnisse: Diese Ergebnisse sollten am Ende des Formates erreicht sein.
    • Vorteile: Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, das Format in dieser Form durchzuführen.
    • Mögliche Herausforderungen: Diese besonderen Hürden sind erfahrungsgemäß im Rahmen dieses Formates zu erwarten.
    • Exemplarisches Regiebuch: Für jede Veranstaltung sollte ein individuelles „Regiebuch“ erstellt werden, in dem genau festgehalten wird, wann was passiert, wer für wie lange und zu welchem Tagesordnungspunkt als Moderator:in verantwortlich ist und wie sich das zum Gesamtbild des Formates verhält. Beispiele helfen dabei, eine Vorstellung davon zu gewinnen, wie ein Format geplant werden könnte – ohne dabei von der Flexibilität des Methodenbaukastens Abschied zu nehmen.
    • Beispielhafte Methoden: Unter diesem Punkt findet sich eine Auswahl der Methoden, die bisher getestet und für hilfreich befunden wurden. Sie sind frei miteinander kombinierbar, ein sinnhaftes Zusammenführen mit Blick auf das Ziel und den Kontext des Formates erhöht die Wirkung aber um ein Vielfaches. Diese formatspezifischen Methoden ergänzen sich dabei gut mit den zuvor beschriebenen übergeordneten Methoden.

Die fünf Formate des Vorprozesses

  • Auf dem Bild sind zwei Spielkonsolen-Controler vor einem Bildschirm, der ein Labyrinth zeigt, zu sehen.

    Steuerungsrunde

    Erkundet ein Thema, definiert spezifische Herausforderungen in Form von Fragestellungen. Mehr

  • Ein rundes und ein eckiges Gesicht sind unterhalb eines Quadrats mit Schrauben und zwei Pfeilen daneben abgebildet. Der Hinterfrund zeigt ein Gehirn.

    Expert:innendialog

    Bringt Stakeholder:innen mit Fachexpertise ins Gespräch, konkretisiert Fragestellungen. Mehr

  • Innerhalb eines BIldschirms ist eine lächelnde Glühbirne mit geschlossenen abgebildet, an der vier Roboterarme arbeiten.

    Maßnahmenwerkstatt

    Bearbeitet Fragestellungen und Maßnahmen, bringt in intensiver Arbeitsphase unterschiedliche Stakeholder:innen zusammen. Mehr

  • Drei Wassertropfen mit unterschiedlichen Geschtsausdrücken fall jeweils in einen roten Trichter, die zusammen in eine Box mit einer rosafarbenen Kugel fallen.

    Entscheidungsrunde

    Beurteilt Ergebnisse und vergibt Mandate für die Umsetzung von Maßnahmen. Mehr

  • Beteiligung

    Zu konkreten Fragestellungen wird die Öffentlichkeit eingeladen sich auf mein.Berlin.de zu beteiligen. Mehr

Am Ende steht eine ausgearbeitete Maßnahmenbeschreibung, die von der (politischen) Leitung abgesegnet ist und somit die weitere Arbeit legitimiert. Wichtig dabei: Auch wenn der Prozess linear aufgebaut ist, können jederzeit Schleifen gedreht werden. Je nachdem, ob eine Veranstaltung mehr oder weniger gebraucht wird, kann die Formatfolge angepasst werden. Der Vorprozess folgt in diesem Sinne einem flexiblen Baukastenprinzip. Die Umsetzung der Maßnahme wird im Laufe des Prozesses früher oder später von einem Maßnahmenteam in die Hand genommen. Das Maßnahmenteam setzt die beschlossene Maßnahme um und integriert sie in das digitale, smarte Berlin.

Ergebnis: Am Ende der Phase stehen ein Maßnahmenteam mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten und Kapazitäten, ein politisches Mandat zur Umsetzung sowie eine standardisierte Beschreibung des Vorhabens und seiner beabsichtigten Wirkung (Maßnahmenbeschreibung).

Zur Erinnerung: Hier gibt es Methoden, die zu jedem Zeitpunkt helfen, die Zusammenarbeit produktiv und strukturiert zu gestalten.

Weitere Inhalte des Handbuchs

  • Phase 1: Vorprozess

  • Phase 2: Exploration

  • Phase 3: Erprobung

  • Phase 4: Entwicklung

  • Phase 5: Skalierung

  • Übersicht Handbuch