Entscheidungsrunde

Die Entscheidungsrunde vergibt ein klares politisches Mandat die zuvor gestalteten Lösungsansätze in die Tat umzusetzen.

Die Entscheidungsrunde ist ein Baustein im Vorprozess. Der Vorprozess hilft dir, den Kontext, die Herausforderungen und Ziele, sowie die Bedarfe an der Maßnahme zu Beginn sauber zu definieren. Als Ergebnis steht eine partizipativ erarbeitete und belastbare Maßnahmenbeschreibung, mit der du in die Umsetzung starten kannst. Weitere Informationen zum Vorprozess findest du hier.

Alles zur Entscheidungsrunde

  • Beschreibung

    Hat die Maßnahmenbeschreibung den erforderlichen Grad an Konkretheit, Präzision und Abstimmung erreicht, so vergibt die Entscheidungsrunde ein Mandat und segnet den notwendigen Ressourceneinsatz ab, um die Maßnahme in die Tat umzusetzen. Das gibt dem Maßnahmenteam zusätzlichen Rückenwind, um den angedachten Projektplan zu verwirklichen.

  • Teilnehmende

    Die für das Projekt relevanten Staatssekretär:innen bzw. die relevanten Entscheider:innen für zivilgesellschaftliche oder wirtschaftliche Projekte

  • Ziel

    Ziel im Bezug auf die Maßnahmenbeschreibung ist es, diese final vorzulegen und mit einem starken Mandat und den notwendigen Ressourcen auszustatten. Auch an dieser Stelle können noch Anpassungen erfolgen.

  • Ergebnisse

    • Ein starkes Mandat für die Umsetzung der Maßnahme
    • Bereitstellung der notwendigen Ressourcen (finanziell, personell)
    • Ggf. Senatsbeschluss oder Ähnliches

  • Vorteile

    Das Mandat ist die offizielle Legitimation für die Durchführung der Maßnahme, der verbindliche und für alle Beteiligten wahrnehmbare und gültige „Startschuss“ zu ihrer Umsetzung.

  • Mögliche Herausforderungen

    Da Entscheider:innen meist sehr volle Terminkalender haben, muss an dieser Stelle besonders auf eine rechtzeitige Terminvereinbarung und Einladung geachtet werden.

  • Exemplarisches Regiebuch

    Ein Regiebuch ist ein klar strukturierter Ablaufplan für ein Format. Ein beispielhaftes Regiebuch folgt an dieser Stelle.

Methoden für die Entscheidungsrunde

  • Vorbereitung

    Beschreibung: Häufig stoßen die Entscheider:innen (z. B. Staatssekretär:innen) erst im Veranstaltungsformat „Entscheidungsrunde“ zum Verfahren dazu. Daher ist es wichtig, sie mit übersichtlichen und eindeutigen Materialien auf den Termin vorzubereiten.

    Mehrwert: Das Mandat wird wahrscheinlicher, wenn Entscheider:innen im Vorfeld Möglichkeiten für Rückfragen gegeben wurde und wichtige Verständnisfragen somit bereits vor der Veranstaltung geklärt sind. So kann auch das erbetene Mandat ggf. noch mal angepasst werden.

    Ablauf:

    • Material zusammenstellen
    • Rechtzeitig die Einladung über die Büroleitung oder persönliche Referent:innen der Entscheider:in zustellen

    Arbeitsmaterialien:

    • Powerpoint oder anderes Programm für Bildschirmpräsentationen
    • z.B. ausgedrucktes Handout

  • Präsentation der erarbeiteten Ergebnisse

    Beschreibung: Häufig stoßen die Entscheider:innen (z. B. Staatssekretär:innen) erst im Veranstaltungsformat „Entscheidungsrunde“ zum Verfahren dazu. Daher ist es wichtig, in der Veranstaltung die Arbeitsergebnisse klar und verständlich vorzustellen.

    Mehrwert: Eine dramaturgisch sorgfältig geplante und gewissenhaft eingeübte Präsentation hilft, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. So wird für die Entscheidungsträger:innen unmittelbar einsichtig, wozu sie ihr Mandat geben, und macht es dadurch für die anderen Beteiligten wahrscheinlicher, mit dem gewünschten Mandat in die Umsetzung gehen zu können.

    Ablauf:

    1. Inhalte der Präsentation zusammentragen. Üblicherweise wird hier noch einmal der Inhalt der Maßnahme beschreiben, das bisher Geleistete zusammengefasst und eine Formulierung für das erbetene Mandat vorgeschlagen. Eine wichtige Intention der Präsentation ist es, bei den Entscheider:innen Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. In der Präsentation muss Zeit für Verständnisfragen eingeplant werden.
    2. Präsentation einüben. Damit die Präsentation reibungslos abläuft und die Adressat:innen überzeugt, sollte sie gut eingeübt sein. Das gelingt, durch mehrmaliges Durchspielen und Verfeinern der Präsentation
    3. Präsentation halten

    Arbeitsmaterial:

    • Powerpoint oder anderes Programm für Bildschirmpräsentationen
    • Grafiken und Bilder aus dem Prozess als Anschauungsmaterial

  • Nächste Schritte planen

    Beschreibung: Ist das Mandat erteilt, kann die Maßnahme in die Umsetzungsphase gehen. Dafür ist es wichtig, die notwendigen Schritte zu koordinieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

    Mehrwert: Eine große Aufgabe in kleine Teile unterteilt lässt sich leichter bearbeiten.

    Ablauf:

    1. Je nach Gruppengröße in Kleingruppen oder direkt im Plenum die nächsten Aufgaben sammeln. Dabei beschreiben:
    • Was muss getan werden?
    • Wer ist dafür zuständig?
    • Bis wann soll es fertig sein?
    • Welche weiteren Bedingungen müssen noch gewährleistet werden?
    • Eventuell: In welchem Handlungsfeld ist die Aufgabe situiert?

    2. Die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren

    • Variante: Erst in Kleingruppen und dann im Plenum die Aufgaben priorisieren

    3. Einen Entschluss fassen, welche Aufgaben angegangen werden, und diese im Projektmanagementtool (z. B. Asana) erfassen

    Arbeitsmaterialien:

Vorschläge für weitere Methoden im Rahmen des Vorprozesses

Neben den erprobten Formaten des Vorprozesses mit den dazu passend ausgearbeiteten Methoden gibt es riesige Schätze weiterer Methoden, die bei der Entwicklung einer Maßnahme angewendet werden können. Eine kleine Sammlung wird hier vorgestellt – verbunden mit der Anregung, den eigenen methodischen Werkzeugkoffer selbst kreativ zu erweitern. Die vorgestellten Methoden stammen aus dem „Handbuch öffentliches Gestalten“ des CityLAB Berlin.

  • Potenzial-Steckbrief

    Beschreibung: Potenziale zeigen noch nicht ausgeschöpfte Möglichkeiten zur Entwicklung von innovativen Lösungen auf. Basierend auf den bisherigen Ergebnissen entstehen Potenzialfelder, die uns zu Empfehlungen und sofort umsetzbaren Maßnahmen leiten.

    Mehrwert: Indem wir Potenzialfelder beschreiben, schließen wir die Felduntersuchung evidenzbasiert ab. Die Tiefe, das Interesse und der Reichtum in den erarbeiteten Erkenntnissen werden als Überblick eingängig vermittelt. Die Zusammenstellung der unterschiedlichen Wissensbestände ermöglicht dem Kernteam, sich für Ergebnisse stark zu machen, die auf den Begegnungen mit den Schlüsselakteuren beruhen.

    Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

    Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 176-179 „Potenzial-Steckbrief“

  • Entwicklungsplan

    Beschreibung: Ein Projektplan mit Kurzpräsentation, Zielrichtung, Aufwänden und zu erwartenden Ergebnissen ist gängige Praxis. Der Entwicklungsplan versammelt zusätzlich die wichtigsten Ergebnisse der Vorbereitungsphase wie den Prozessverlauf oder das Teamprofil.

    Mehrwert: Mit überzeugenden Argumenten verdeutlichen, wofür die Unternehmung in der Organisation notwendig ist. Den Kern der Unternehmung so kommunizieren, dass er markant und lebendig auch von anderen Personen in eigenen Worten weitergegeben werden kann

    Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

    Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten– S. 68-71 „Entwicklungsplan“

Weitere Inhalte des Handbuchs

  • Phase 1: Vorprozess

  • Phase 2: Exploration

  • Phase 3: Erprobung

  • Phase 4: Entwicklung

  • Phase 5: Skalierung

  • Übersicht Handbuch