Maßnahmenwerkstatt

Alles zur Maßnahmenwerkstatt

• Beschreibung

  Ziel der Maßnahmenwerkstatt ist es, alle Stakeholder in eine intensive und produktive Zusammenarbeit zu führen. Die Maßnahmenbeschreibung kann dadurch aus einer Breite an Perspektiven heraus weiterentwickelt werden und so als Basis für daraus hervorgehende, konkrete Schritte dienen. Ausführender Arm der Maßnahmenwerkstatt ist das Maßnahmenteam, das sich vor, während oder nach der Veranstaltung formt.

• Teilnehmende

  Alle für ein Thema relevanten Stakeholder in Berlin (bzw. der jeweiligen Kommune, der Bürgerinitiative, des Unternehmens)

• Ziel

  Um die Maßnahmenbeschreibung auf die übergeordneten Ziele abzustimmen, sollen in der Maßnahmenwerkstatt die zuvor entwickelten transformatorischen Fragestellungen im Zuge einer gemeinsamen Gestaltung beantwortet werden. Daraus ergibt sich eine präzisierte Beschreibung der angedachten Maßnahme, die zugleich den groben zeitlichen und finanziellen Rahmen festlegt, konkrete Umsetzungsschritte formuliert inkl. der Art und Weise, wie diese verstetigt werden, sowie die dafür benötigten Werkzeuge bestimmt. Ebenso wird ein Blick darauf geworfen, mit welchen anderen Maßnahmen das eigene Projekt in Verbindung gebracht werden könnte bzw. auf welche anderen Maßnahmen zu achten ist.

  Eine besonders wertvolle Methode auf dem Weg zu diesem Ziel ist die Personaarbeit (siehe: Methoden)!

• Ergebnisse

  • Eine so weit wie möglich ausgefüllte und auf die Ziele der übergeordneten Strategie (falls vorhanden) abgestimmte Maßnahmenbeschreibung.
  • Ausgehend von den Ergebnissen der Steuerungsrunde und des Expert:innendialogs wird die Maßnahmenbeschreibung in der Maßnahmenwerkstatt vervollständigt. Sie fungiert damit als Grundlage, aus der das Maßnahmenteam im Anschluss einen detaillierten Projektplan schreibt.

• Vorteile

  • Durch gemeinsames, ressortübergreifendes Arbeiten können Wissensressourcen verbunden und falsche Eindrücke schnell korrigiert werden.
  • Statt gegeneinander wird miteinander nach Lösungen gesucht.
  • Kurze Wege ermöglichen schnelleres Problemlösen.
  • Professionelle Prozessbegleitung macht es einfacher zusammenzuarbeiten.

• Mögliche Herausforderungen

  • Mitunter gibt es zu diesem Zeitpunkt noch kein Maßnahmenteam. Dann sollte in der Vorbereitung ein kleines Team zur Leitung der Maßnahmenwerkstatt gefunden werden. Auch hier kann es sinnvoll sein, Beteiligte aus verschiedenen Verwaltungseinheiten zusammenzubringen.
  • Hat das Maßnahmenteam Erfahrung mit Maßnahmenbeschreibungen und ist es bereit, umfassend mit dem Werkzeug Maßnahmenbeschreibung zu arbeiten, oder braucht es noch Unterstützung innerhalb der Maßnahmenwerkstatt?
  • Eventuell ist es schwierig, aus dem Input der Steuerungsrunde sowie der Expert:innendialoge und der Arbeit mit den transformatorischen Fragenstellungen Präzisierungen der Maßnahmenbeschreibungen abzuleiten. Ein Schreibgespräch kann hier ein produktives Mittel sein.

• Exemplarisches Regiebuch

  Ein Regiebuch ist ein klar strukturierter Ablaufplan für ein Format. Beispielhaft zeigen wir hier das Regiebuch zur erste Maßnahmenwerkstatt aus der Maßnahme „Ladeinfrastruktur Berlin“.

Beispielhafte Methoden für die Maßnahmenwerkstatt

• Personaarbeit

  Beschreibung: Prototypische Nutzer:innen und andere Betroffene („Personas“) werden entwickelt, um die vielfältigen Bedarfe und Nutzen sowie andere Auswirkungen aus der Sicht konkreter Akteursgruppen möglichst gut zu verstehen und damit die Nutzer:innenfreundlichkeit sowie die Akzeptanz der Maßnahme zu sichern. Dabei werden vielfältige Fragen bearbeitet. Bezogen auf das Beispiel einer Ladeinfrastruktur können sie lauten:

  • Bei welchen Aufgaben profitiert der/die Nutzer:in tatsächlich von einer guten Ladeinfrastruktur?
  • Was fehlt oder stört im Moment noch und welche Möglichkeiten eröffnen sich, wenn diese Störfaktoren beseitigt würden?
  • Werden die Bedürfnisse der Nutzer:innen in der aktuellen Maßnahmenbeschreibung ausreichend adressiert? Wurden mögliche Einwände anderer Akteursgruppen (Anwohner:innen, die sich über mehr Verkehr beschweren könnten; Umweltschutzverband, der an dieser Stelle aus bestimmten Gründen möglichst gar keinen Verkehr haben will; Schüler- und Elternschaft der Schule nebenan …) berücksichtigt?
  • Angelehnt ist diese Herangehensweise an das Modell des „Value Proposition Design“, das die Bedürfnisse und Hürden von Nutzer:innen sowie anderer Stakeholder in den Blick nimmt und versucht deren „Pains“ und „Gains“ in einen Produktrahmen zu gießen, so dass die „Schmerzpunkte“ aufgelöst und möglichst große „Gewinne“ in der Nutzung erzielt werden.

  Mehrwert: Die Übung ermöglicht es, viele Perspektiven auf eine Maßnahme zu erkunden, auch ohne gleich die Protagonist:innen selbst einzubeziehen. Damit wird die Maßnahme besser auf die Bedürfnisse der zukünftigen Nutzer:innen sowie die Anliegen weiterer Stakeholder abgestimmt. Im Prozess wird ein besseres Verständnis füreinander geschaffen. Und es wird deutlicher, welche realen Akteur:innen unbedingt in die Entwicklung der Maßnahme einbezogen werden sollten.

  Ablauf:

  • 0. Personasteckbriefe werden teilweise vorausgefüllt (z. B. mit dem Namen einer Persona) oder als Blankovorlagen zur Verfügung gestellt und ggf. an einer Pinnwand aufgehängt.
  • 1. Die Teilnehmer:innen werden in Kleingruppen aufgeteilt und nehmen jeweils einen oder mehrere Personasteckbriefe mit
  • 2. Pro Gruppe wird eine Person als „Schreiberling“ bestimmt.
  • 3. Die Gruppe geht die Felder auf dem Steckbrief von oben nach unten durch und füllt sie aus. Pro Feld sollte sie sich nur ca. zwei bis drei Minuten Zeit nehmen.
  • 4. Die Gruppe schaut sich den Steckbrief gemeinsam nochmal als Ganzes an und ergänzt/verändert, wo nötig.
  • 5. Die Gruppe füllt ggf. weitere Steckbriefe aus und bringt diese anschließend mit ins Forum.
  • 6. Die Gruppen kommen wieder zusammen und berichten einander, welche Personas entstanden sind und was im Laufe des Prozesses gelernt wurde.
  • 7. Alle Steckbriefe werden im Raum aufgehängt und stehen zur Betrachtung z. B. in Kaffeepausen oder für andere Methoden zur Verfügung

  Arbeitsmaterial:

  • Personasteckbrief
  • Arbeitsanweisung Personaarbeit

• Verbindung Personaarbeit & Erarbeitung Maßnahmenbeschreibung

  Beschreibung: Erkenntnisse aus der Personaarbeit werden in die Maßnahmenbeschreibung integriert.

  Mehrwert: Die Maßnahmenbeschreibung wird nutzer:innenzentrierter, die Maßnahme selbst stößt voraussichtlich auf mehr Akzeptanz

  Ablauf:

  • 1. Teilnehmer:innen teilen sich, je nachdem an welchem Teil der Maßnahmenbeschreibung sie arbeiten wollen, in Kleingruppen auf und lesen still die vorhandene Maßnahmenbeschreibung noch einmal durch (ca. 10min).
  • 2. Die Teilnehmer:innen lesen sich alle zuvor erarbeiteten Nutzer:innen- und sonstigen Stakeholderprofile durch (siehe Methode „Personaarbeit“) und halten schriftlich in einem Template fest, welchen Einfluss diese auf jeweils auf ihren Bereich der Maßnahmenbeschreibung hat (Aufgaben/Gefallen/Hilfen/Störer/Bedürfnisse).
  • 3. Teilnehmer:innen sammeln ihre Gedanken dazu auf Post-its (10 Minuten).
  • 4. Die Gruppe clustert die Post-its und sortiert Doppelnennungen aus (10 Minuten).
  • 5. Ergebnisse der Gruppenarbeit werden ins Forum mitgebracht.

  Arbeitsmaterialien:

  • Maßnahmenleinwand, insbesondere Teile 3–7

  Teile 3–7 der Maßnahmenleinwand beziehen sich auf die transformatorischen Fragestellungen und die Antworten auf selbige. Auch hier unterstützen die dazu passenden Fragekarten.

  • • Maßnahmenleinwand ausgedruckt als A0 Plakate zur Arbeit mit Post-Ist
    • Evtl. A4 Ausdrücke für Tischgruppen
      • Maßnahmenleinwand
    • Auf dickerem Papier ausgedruckte Fragekarten
      • Fragekarten
  • Personasteckbriefe
  • Arbeitsanweisung

• Gesprächsleitfaden

  Beschreibung: Im Gegensatz zu einer quantitativen Umfrage folgt das geplante Gespräch keiner starren Reihenfolge an Fragen. Die Nutzung von offenen Fragen und vertiefenden Fragen bildet die Grundlage für unser semi-strukturiertes Gespräch. Der Gesprächsleitfaden kann und soll situativ angepasst werden. Dadurch haben wir die Flexibilität, unser Gegenüber frei berichten zu lassen und bei interessanten Gesichtspunkten gezielt nachzufragen

  Mehrwert: Der Leitfaden lässt neben den vorab definierten Themenbereichen genügend Platz für neue inhaltliche Aspekte, die sich während des Gesprächs ergeben. Wir bleiben somit offen für neue Entdeckungen, verlieren aber nicht aus dem Blick, was wir in Erfahrung bringen möchten. Dies gelingt mit jedem durchgeführten Gespräch immer besser

  Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

  Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 130-133 „Gesprächsleitfaden“

• Gespräch dokumentieren

  Beschreibung: Die Gesprächsdokumentation ist eine Mitschrift, die auf Originalzitaten und Beobachtungen basiert. Auf dieser Grundlage kann im Nachgang eine gemeinsame Auswertung erstellt werden, die neben den Gesprächsinhalten auch die Körpersprache und Interaktionen mit der Umgebung einbezieht.

  Mehrwert: Durch die Dokumentation der Situation vor, während und nach dem Gespräch können wir Aspekte entdecken, die häufig übersehen werden. Unwichtig erscheinende Informationen gewinnen an Relevanz, wenn sie im Zusammenhang betrachtet werden können. Außerdem sind Visualisierungen erfahrungs- gemäß immer eine Bereicherung!

  Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

  Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 148–151 „Gespräch dokumentieren“

• Bedürfnis-Hindernis-Filter

  Beschreibung: Mit dem Filter werden alle Erkenntnisse der Einzelgespräche in Bedürfnisse und Hindernisse unterteilt. Wiederholte Aussagen werden zu Bedeutungsmustern verdichtet. Im Ergebnis lassen sich Paare kombinieren, die für unsere Unternehmung wegweisend sind

  Mehrwert: Selbst bei wenigen Vorkenntnissen bietet diese Methode eine hochwertige und verlässliche Basis, um Beweggründe und Hemmnisse zu identifizieren, die miteinander in Beziehung stehen.

  Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

  Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 158–161 „Bedürfnis-Hindernis- Filter“