Handbuch

Der Weg einer gemeinwohlorientierten, nachhaltig digitalen Transformation führt über viele einzelne Schritte bzw. Maßnahmen. Das vorliegende Handbuch gibt Ablaufstrukturen und Methoden an die Hand, die es ermöglichen, die Definition, Gestaltung und Umsetzung von Maßnahmen für eine smarte Stadt partizipativ durchzuführen. Wir haben das Handbuch bewusst so gestaltet, dass die Abläufe auch andere Städte und Kommunen, zivilgesellschaftliche Initiativen oder Unternehmen darin unterstützen können, komplexe, partizipativ angelegte Projekte strukturiert zu realisieren.

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    Beispielsweise kann es darum gehen die Ladeinfrastruktur für Elektro-PKWs so zu gestalten, dass sie die Verkehrswende in der Stadt nicht nur unterstützt – sondern zusätzlich antreibt! Oder dass essenzielle Dienste bequem per Mausklick in Auftrag gegeben werden können.

    Damit solche Maßnahmen wirksam, effizient und nachhaltig sind, ist es sinnvoll, von Anfang an alle Akteur:innen mitzunehmen – sowohl innerhalb der Verwaltung als auch in der Stadtgesellschaft. Auf diese Weise können Erfahrungen und Ideen der Akteur:innen eingebunden werden und es entsteht eine große Bekanntheit und Akzeptanz der Maßnahmen.

    Die Einbeziehung von Expert:innenwissen, die Definition von Indikatoren zur Wirksamkeit sowie Vorschläge zur Erprobung der Maßnahmen in Pilotformaten sichern die Erfolgsaussichten der jeweiligen Projekte. Die klare Strukturierung der Abläufe hilft dabei, trotz höchst komplexer Prozesse zügig zu greifbaren Ergebnissen zu kommen. So versteht sich dieses Handbuch auch als Beitrag zu einem kulturellen Wandel innerhalb von Verwaltungsstrukturen hin zu einer agileren, ressortübergreifenden Zusammenarbeit.

    Das Handbuch ist entstanden aus den Ergebnissen und Erfahrungen der Arbeit im Strategieprozess „Gemeinsam Digital: Berlin“ (GD:B), der Strategie für eine Smarte Hauptstadt, die am 20.12.2022 vom Berliner Senat beschlossen wurde. Wir wünschen uns, dass die hier präsentierten Methoden und Formate auch andere Städte und Gemeinden sowie andere Organisationen auf ihrem Weg der digitalen Transformation unterstützen können.

    Berlins Weg zur smarten Stadt ist noch lange nicht abgeschlossen und wir sind bei weitem nicht fertig mit Lernen. Daher wird es auf dieser Website im Laufe der Umsetzung von „Gemeinsam Digital: Berlin“ immer wieder zu Versionierungen und Verbesserungen kommen. Wir werden Methoden hinzufügen, falsche Annahmen verbessern und regelmäßig Erfahrungen von uns und beteiligten Stakeholdern hier veröffentlichen. Damit halten wir unser Versprechen, aus Strategieentwicklung, Maßnahmenumsetzung und Partizipation zu lernen.

    Das Handbuch ist ein lebendes Dokument, das basierend auf den Lernerfahrungen aus den Pilotmaßnahmen weiterentwickelt wird. Das Supportteam von Gemeinsam Digital: Berlin (GD:B) soll die Maßnahmenteams bei der Umsetzung von Maßnahmen methodisch und fachlich unterstützen. Dieses Supportteam setzt sich zusammen aus Mitarbeitenden des CityLAB Berlin sowie externen Dienstleister:innen. Unterstützungsanfragen können via Email an kontakt@gemeinsamdigital.berlin.de geschickt werden. Darüber hinaus werden auf der GD:B-Webseite regelmäßig aktuelle Termine zu Netzwerktreffen veröffentlicht.

Über dieses Handbuch

  • Eine Person sitzt auf einem Schubladencontainer und bedient einen Laptop. In einer Schublade liegt eine Katze, im Hintergrund ist ein Baum zu sehen.

    Wer?

    An wen richtet sich dieses Handbuch? Mehr

  • Ein Clown jongliert mit einem Vogel, einer Sprechblase, einem durchsichtigen Würfel, einer verpixelten Hand und einem Briefumschlag mit @-Zeichen.

    Was?

    Was sind Maßnahmen im Sinne dieses Handbuchs? Mehr

  • Eine Pumpe wird von einer Person bedient, aus dem Auslauf fällt ein Tropfen, der ein freundliches Gesicht hat.

    Warum?

    Warum sind wir vom in diesem Handbuch vorgestellten Prozess überzeugt? Mehr

Werkzeuge: das Wie!

  • Maßnahmenbeschreibung

    Die Maßnahmenbeschreibung ist das zentrale, lebendige Dokument des Prozesses. Mehr

  • Maßnahmenteam

    Das Maßnahmenteam übernimmt die Verantwortung für den Prozess der Entwicklung, Planung und möglichst auch der Umsetzung der Maßnahmenschritte. Mehr

  • Eine fliegende Kanne gießt einen Schwall Flüssigkeit aus.

    Wirkungsmessung

    Die Wirkungsmessung stellt sicher, dass überprüfbar wird, ob eine Maßnahme ihre Ziele erreicht. Dabei kann sowohl die Wirksamkeit der Maßnahme selbst als auch diejenige der einzelnen Prozessschritte überprüft werden. Mehr

Die Grafik zeigt die Phasen des Umsetzungsprozesses.

Fünf Phasen

Das Handbuch folgt einem Modell, das die kollaborative Arbeit an Maßnahmen in fünf aufeinander aufbauende Phasen strukturiert. Je nachdem, wie weit eine Maßnahme bereits entwickelt ist, kann in die jeweils passende Phase eingestiegen werden. In jeder Phase können die Beteiligten die Entscheidung treffen, einen Schritt zurückzugehen in eine vorige Phase, etwa um zusätzliche Lernergebnisse zu berücksichtigen oder bisher übersehene Lücken anzusprechen. Die Unterteilung in standardisierte Ablaufphasen ermöglicht ein offenes, kollaboratives Arbeiten und den strukturierten Austausch von Zwischenerkenntnissen und -ergebnissen.

Der Schwerpunkt dieses Handbuchs liegt auf Phase I, dem Vorprozess, in dem eine klare Beschreibung der Maßnahme entwickelt und dabei sichergestellt wird, dass sie den Ansprüchen und Bedürfnissen der verschiedenen Stakeholder entspricht, sich sinnvoll in das Gefüge weiterer Maßnahmen einfügt und einen tragfähigen Baustein zur Verwirklichung der übergeordneten Strategie darstellt.

In Phase II, der Exploration, wird das Verständnis für mögliche Lösungsansätze geschärft.

Phase III dient der Erprobung. Lösungsansätze werden prototypische bis zur Testreife ausgearbeitet.

Phase IV, der Entwicklung, werden die protypischen Aspekte entwickelt und verstetigt.

In der finalen Phase V zur Skalierung wird der Anwendungsbereich der Maßnahme erweitert oder auf andere Kontexte ausgeweitet.

Direkt zu den Phasen

  • Phase 1: Der Vorprozess

  • Phase 2: Exploration

  • Phase 3: Erprobung

  • Phase 4: Entwicklung

  • Phase 5: Skalierung

Den Status der eigenen Maßnahme einschätzen

Die folgenden Kacheln liefern einen Kurzüberblick über die fünf einzelnen Schritte des Vorprozesses sowie über die folgenden Phasen. Dieser Überblick soll helfen, zu klären, wo das eigene Projekt bisher steht. Die Schritte des Vorprozesses müssen nicht notwendigerweise in der dargestellten Reihenfolge bearbeitet werden. Welche Situation passt am besten zum Status der eigenen Maßnahme?

Einsteigen: An welchem Punkt befindet sich das Projekt?

  • Auf dem Bild sind zwei Spielkonsolen-Controler vor einem Bildschirm, der ein Labyrinth zeigt, zu sehen.

    Start bei: Vorprozess: Steuerungsrunde

    Bisher liegt noch nichts zu der Maßnahme vor, auch keine Projektskizze oder Ähnliches. Alles ist noch offen! Mehr

  • Ein rundes und ein eckiges Gesicht sind unterhalb eines Quadrats mit Schrauben und zwei Pfeilen daneben abgebildet. Der Hinterfrund zeigt ein Gehirn.

    Start bei: Vorprozess: Expert:innendialog

    Eine erste Projektskizze ist bereits erstellt, jedoch konnte noch kein Expert:inneninput dazu eingeholt werden. Mehr

  • Innerhalb eines BIldschirms ist eine lächelnde Glühbirne mit geschlossenen abgebildet, an der vier Roboterarme arbeiten.

    Start bei: Vorprozess: Maßnahmenwerkstatt

    Eine erste Projektskizze liegt vor, aber es gab noch keine Gelegenheit, daran mit Stakeholdern zu arbeiten. Mehr

  • Start bei: Vorprozess: Öffentlichkeitsbeteiligung

    Es wurde bereits mit verschiedenen Stakeholdern ein Projektplan erarbeitet, nun sollen zusätzlich Rückmeldungen aus der Öffentlichkeit eingeholt werden. Mehr

  • Drei Wassertropfen mit unterschiedlichen Geschtsausdrücken fall jeweils in einen roten Trichter, die zusammen in eine Box mit einer rosafarbenen Kugel fallen.

    Start bei: Vorprozess: Entscheidungsrunde

    Es wurde mit Stakeholdern partizipativ ein Projektplan erarbeitet, eine Einschätzung aus der Öffentlichkeit liegt vor, nun muss ein starkes Mandat eingeholt werden. Mehr

  • Eine Person mit grauen Locken sitzt auf einem fliegenden Sessel mit Düsenbetrieb, den sie steuert.

    Start bei: Phase 2: Exploration

    Die Maßnahmenbeschreibung ist erstellt, nun geht es an die Lösungsentwicklung. Mehr

  • Auf dem Bild ist ein Roboter mit Rollschuhen und Gesichtsbemalung zu sehen, die an Ziggy Stardust erinnert.

    Start bei: Phase 3: Erprobung

    Erste Lösungsansätze sind entwickelt und sollen jetzt in prototypischen Tests geprüft werden. Mehr

  • Auf einer Häuserreihe ist der Cursor einer Computermaus zu sehen. Dieser scheint die Häuser anzuklicken.

    Start bei: Phase 4: Entwicklung

    Die Maßnahmenbeschreibung ist erstellt, nun geht es an die Lösungsentwicklung. Mehr

  • Eine Person hält ein großes Fernrohr.

    Start bei: Phase 5: Skalierung

    Die Maßnahme ist erfolgreich umgesetzt. Nun soll die Lernerfahrung für vergleichbare kleinere oder größere Projekte skaliert oder auf andere Kontexte übertragen werden. Mehr

Eine Illustration zeigt eine Person im weißen Kittel, die in ein Mikroskop schaut und einen Schubladenschrank.

Methoden für erfolgreiche Zusammenarbeit

Der Kern dieses Handbuchs liegt auf Methoden, die helfen, Maßnahmen gemeinsam und effizient zu definieren, zu planen und umzusetzen. Neben phasenspezifischen Methoden gibt es auch einige generelle Methoden und Herangehensweisen, die quasi immer angewandt werden können, um eine produktive, strukturierte Zusammenarbeit zu unterstützen. Mehr

Das Phasenmodell im Kontext der Strategie GD:B

Das hier vorgestellte Phasenmodell ermöglicht einen strukturierten Planungs- und Umsetzungsprozess für komplexe Vorhaben wie insbesondere Digitalisierungs- und Smart-City-Vorhaben. Die hier präsentierten Abläufe und Methoden unterscheiden sich von anderen nicht in erster Linie durch den Einsatz digitaler Technologien, sondern durch ein smartes Vorgehen. Smartes Vorgehen bedeutet:

  • Herausforderungen werden kreativ, offen, zweckmäßig und partizipativ angegangen.
  • „Silos“ innerhalb der Verwaltung und zwischen verschiedenen Akteur:innen werden aufgebrochen und (verwaltungs-)übergreifende Zusammenarbeit stärker kultiviert.
  • Umsetzungskompetenz innerhalb und außerhalb der Berliner Verwaltung (bzw. anderer Organisationen) wird aufgebaut.
  • Die vorgeschlagenen Methoden und Abläufe unterstützen ein Lernen voneinander, ein Weiten des Blicks, um ein umfängliches Problemverständnis zu gewinnen.
  • Das Modell unterstützt ein gemeinsames Gestalten, nutzer:innenzentriertes Formulieren von Anforderungen sowie die Einbeziehung von Stakeholdern und Öffentlichkeit(en).
  • Das Modell führt effizient bis zur Umsetzung von Maßnahmen, indem auf der Basis gemeinsamer Grundlagen (Teil-)Lösungen prototypisch entwickelt, getestet, optimiert und verstetigt werden.

Die Beteiligung der Stadtgesellschaft bzw. der jeweils relevanten Öffentlichkeiten und eine große Perspektivenvielfalt machen viele Maßnahmen in ihrer Komplexität besser greifbar, handhabbar und nutzer:innenzentriert, was ihre Akzeptanz und Nachhaltigkeit unterstützt. Dieser Ansatz beginnt bereits in der Vorplanung und kann bis in die verschiedenen Umsetzungsphasen wirken. Der Prozess des wechselseitigen Lernens zwischen verschiedenen Maßnahmen und des Zusammenführens unterschiedlicher Perspektiven lässt robuste und nachvollziehbare Entscheidungen entstehen, die für weitere Entwicklungen in der Zukunft anschlussfähig sind.

Die Strategie kann hier gelesen werden.