In der Steuerungsrunde wird die Richtung der Maßnahme vorgegeben: Sie wird strukturiert und es wird festgelegt, welche Veranstaltungen für die Maßnahme wirklich gebraucht werden etc.
Die Steuerungsrunde klärt also die grundlegende Frage: „Was ist die Situation, in der wir uns befinden, und welche Herausforderung(en) müssen wir meistern?“ Die Steuerungsrunde kann sich aus Personen zusammensetzen, die auf einer übergeordneten Ebene mit der Umsetzung von Gesamtstrategien betraut sind und die in diesem Rahmen umfassende Vorhaben planen bzw. weiterentwickeln. Sie kann allerdings auch gezielt für die jeweilige Maßnahme zusammengestellt werden, z. B. können Vertreter:innen von Stakeholdern hinzugeholt werden, die im Laufe der Maßnahme eine wichtige Rolle spielen werden.
Vor dem Hintergrund der Bedeutung für die Gesamtstrategie bestimmt die Steuerungsrunde auch die Vorgaben in Bezug auf die jeweilige Maßnahme.
Die Umsetzung der Maßnahme wird spätestens am Ende des Vorprozesses in die Hände eines Maßnahmenteams gelegt. Das Maßnahmenteam kann, was seine Mitglieder angeht, mit der Steuerungsrunde überlappen oder nicht – sollte aber mindestens durch diese legitimiert worden sein.
Die Steuerungsrunde setzt sich also nicht notwendigerweise aus denselben Beteiligten zusammen wie das Maßnahmenteam. Erstere steuern („Welche Formate werden gebraucht? Wen müssen wir beteiligen?“), das Maßnahmenteam setzt um („Was muss gemacht werden, in welchem zeitlichen Ablauf, mit welchen Ressourcen?“).