Umsetzung

Zentraler Bestandteil der Strategie Gemeinsam Digital: Berlin ist ein einheitliches Umsetzungsmodell für deren Maßnahmen, das Agilität fördert, die Vergleichbarkeit verschiedener Ansätze ermöglicht und ein gemeinsames Lernen unterstützt. Das einheitliche Umsetzungsmodell soll perspektivisch auf alle Smart City- und Digitalvorhaben angewendet werden. Diese Vorhaben werden vom GD:B-Support-Team methodisch unterstützt. Das Umsetzungsmodell hilft, die Strategie mit Leben zu füllen, die Maßnahmen zu realisieren und in der Stadt Wirkung zu entfalten.

Das Modell ist bewusst so angelegt, dass es die Heterogenität unterschiedlicher Maßnahmen, ihre Handlungsspielräume und Rahmenbedingungen sowie die Maßnahmenverantwortlichen berücksichtigt. Es gewährt den beteiligten Akteur:innen große Freiheiten in der operativen Umsetzung. Es bietet Akteur:innen, auch neuen wie Startups, ein attraktives Vorgehen und ermuntert so auch weitere Gruppen, sich auf Ausschreibungen zu bewerben und so die Umsetzung von GD:B voranzubringen. Ansätze und Instrumente, die der Gleichstellung der Geschlechter dienen (z. B. Gender Budgeting*) werden bei der Umsetzung berücksichtigt. Zudem soll durch eine Unterteilung in standardisierte Projektphasen ein offenes, kollaboratives Arbeiten erleichtert und das wechselseitige Teilen von Zwischenergebnissen und -erkenntnissen ermöglicht werden.

Die Grafik zeigt die 5 Phasen des Umsetzungsprozesses.

Fünf Phasen im Prozess

Das Umsetzungsmodell besteht aus verschiedenen Phasen, die jeweils zu einem konkreten Ergebnis führen sollen. Je nach Reifegrad einer Maßnahme ist ein Einstieg in unterschiedliche Projektphasen möglich. Mit dem Ergebnis des Vorprozesses – der vereinheitlichten Maßnahmenbeschreibung – lässt sich gut abschätzen, in welcher Phase und nach welcher Methodik mit dem Projekt sinnvoll weitergearbeitet werden soll. Durch spezifische Methoden-Templates, Formate und Checklisten bietet das Umsetzungsmodell für jede Prozessphase eigene Unterstützungsangebote. Sie fördern einerseits die Umsetzung einzelner Maßnahmen und ermöglichen andererseits den Wissenstransfer zwischen den Akteur:innen.

Dazu wird mit der Strategie ein Handbuch entwickelt, das diese Materialien für Maßnahmen verfügbar macht und durch die einzelnen Phasen leitet. Dieses Handbuch wird im Laufe der Strategieumsetzung erweitert und angepasst. Die Materialien orientieren sich an den Prinzipien für gute Praxis des strategischen Rahmens zur Erarbeitung der Smart City-Strategie [42], die in einem partizipativen Prozess mit der Stadtgesellschaft und den Vorarbeiten der Berliner Digitalstrategie [43] entwickelt wurden. Die Materialien werden im Rahmen der lernenden Strategie kontinuierlich erweitert und ergänzen die Methodiken des Projektmanagementhandbuchs des Landes Berlin [44]. Innerhalb der Berliner Verwaltung ist die Durchführung eines Projektes nach dem Projektmanagementhandbuch an jeder Stelle möglich, aus Sicht der Strategie wird ein Durchlaufen des Vorprozesses für jede Maßnahme empfohlen.

  • Phase I – Vorprozess

    Der Vorprozess soll helfen, den Umfang und die Rahmenbedingungen einer Maßnahme zu definieren, bevor mit ihrer Umsetzung begonnen wird. Er hilft, Klarheit über die zugrundeliegenden Herausforderungen und die Zielsetzung der Maßnahme, die Rollen und das Mandat der Akteur:innen, ebenso wie die Ressourcenplanung, IKT-Rahmenbedingungen und die Wirtschaftlichkeit zu erlangen. Zur Zielsetzung gehört vor allem eine genaue Definition der zu erarbeitenden Fragestellungen. Eine initiale Öffentlichkeits- und Expert:innenbeteiligung [45] stellt sicher, dass die Maßnahme bedarfsgerecht gestaltet wird und mit anderen relevanten Maßnahmen verknüpft werden kann. Um zudem eine gute Planung der Maßnahme zu ermöglichen, werden Methoden aus den Projektphasen II – IV im Vorprozess angewandt. So wird erkundet, in welcher der Folgephasen welche Arbeitsschritte durchzuführen sind oder ob eventuell direkt bei späteren Phasen angesetzt werden kann.

    Ergebnis: Am Ende der Phase steht ein Maßnahmenteam mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten und Kapazitäten, ein politisches Mandat zur Umsetzung sowie eine standardisierte Beschreibung des initialen Vorhabens und seiner beabsichtigten Wirkung.

  • Phase II – Exploration

    In der Explorationsphase wird, in Abhängigkeit der Zielstellung, das Verständnis für mögliche Lösungsansätze geschärft. Durch Recherchen und Interviews mit Nutzer:innen sowie Expert:innen werden verwandte Beispiele guter Praxis untersucht und bestehende Annahmen verifiziert. Schlüsselakteur:innen für die weiteren Prozessphasen werden identifiziert und miteinbezogen. Erkenntnisse aus früheren Vorhaben und anderen Städten werden für die weitere Entwicklung berücksichtigt.

    Ergebnis: Am Ende der Phase steht ein klares Verständnis der zu adressierenden Bedarfe sowie erste operationalisierbare Lösungsansätze, die in partizipativer Abstimmung entwickelt wurden und in die Erprobungsphase gehen können. Zudem werden in der Phase Indikatoren festgelegt, mit denen später die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden können.

  • Phase III – Erprobung

    In der Erprobungsphase werden im Sinne eines schnellen Lernzyklus vielversprechende Lösungsansätze prototypisch bis zur Testreife ausgearbeitet. Ziel ist hierbei noch nicht die Entwicklung einer vollständigen Lösung, sondern eine praktische Verifizierung der zuvor getroffenen Annahmen im Kleinen. Durch den Schritt in die Praxis lässt sich die oft hohe Komplexität von Smart City- und Digitalvorhaben reduzieren, Unsicherheiten werden ausgeräumt, bislang nicht berücksichtigte oder übersehene Aspekte können hervortreten. Bei Bedarf kann die Erprobungsphase mehrfach wiederholt werden, bis der Prototyp die Erwartungen erfüllt.

    Ergebnis: Am Ende der Erprobung steht ein klares durch empirische Erkenntnisse gestütztes Verständnis für die zu entwickelnde Maßnahme und die mit ihr einhergehenden Entwicklungsaufgaben.

  • Phase IV – Entwicklung

    Im Übergang von Phase III zum Regelbetrieb werden die getesteten prototypischen Aspekte der Maßnahme (weiter-)entwickelt und verstetigt. Abhängig von der Art der Maßnahme kann diese Phase sehr unterschiedlich gestaltet sein. Im Zentrum steht die Weiterentwicklung und systemische Integration der Maßnahme in bereits bestehende Strukturen, Abläufe und Prozesse. Zudem müssen die Rahmenbedingungen für einen dauerhaften Betrieb bei kontinuierlicher Evaluation im Sinne der lernenden Gesamtstrategie gewährleistet sein. Die Wirksamkeit der Maßnahme wird bei der Überführung in den Regelbetrieb anhand der im Projektverlauf festgelegten Indikatoren überprüft und sichergestellt.

    Ergebnis: Am Ende der Entwicklungsphase steht ein funktionierendes Produkt, das von den Beteiligten entwickelt, systemisch integriert und verstetigt wurde.

  • Phase V – Skalierung

    In der finalen Phase werden die Erfahrungen aus der Maßnahmendurchführung nach Möglichkeit genutzt, um den Anwendungsbereich der Maßnahme zu erweitern und ggf. auf andere Kontexte auszuweiten. Dabei wird ein Wissenstransfer innerhalb und außerhalb Berlins sichergestellt, sodass andere von den Erfahrungen aus der Maßnahmenumsetzung profitieren können. Maßnahmen werden so entwickelt, dass sie auf andere Kontexte angepasst oder repliziert werden können.[46] Lernerfahrungen werden deshalb in Phase V von den Maßnahmenteams standardisiert, dokumentiert und veröffentlicht, um eine Skalierung zu ermöglichen. Zentrale Stellen wie die Stabsstelle Gemeinsam Digital, die Koordinierungsgruppe Digitale Transformation und das Support-Team unterstützen sie darin. Die Skalierung von erfolgreichen Maßnahmen ist bei der Haushaltsplanung des Landes Berlins zu berücksichtigen.

GD:B ermöglicht durch das Phasenmodell einen strukturierten Planungs- und Umsetzungsprozess für Digitalisierungs- und Smart City-Vorhaben. Die Maßnahmen der Strategie GD:B unterscheiden sich von anderen nicht in erster Linie durch den Einsatz digitaler Technologien, sondern durch ein smartes Vorgehen.

Smartes Vorgehen bedeutet:

  • Herausforderungen werden kreativ, offen, zweckmäßig und partizipativ angegangen
  • Silos innerhalb der Verwaltung und zwischen verschiedenen Akteur:innen werden aufgebrochen und (verwaltungs-)übergreifende Zusammenarbeit stärker kultiviert
  • Umsetzungskompetenz innerhalb und außerhalb der Berliner Verwaltung wird aufgebaut
  • Voneinander lernen und den Blick weiten, um ein umfängliches Problemverständnis zu gewinnen
  • Gemeinsam gestalten, nutzer:innenzentriert Anforderungen erarbeiten und zur Diskussion stellen
  • Auf Basis gemeinsamer Grundlagen (Teil-)lösungen prototypisch entwickeln, testen, optimieren und verstetigen

Die Beteiligung der Stadtgesellschaft und eine große Perspektivenvielfalt machen viele Maßnahmen in ihrer Komplexität besser greifbar, handhabbar und nutzer:innenzentriert. Dieser Ansatz beginnt bereits in der Vorplanung und kann bis in die verschiedenen Umsetzungsphasen wirken. Der Prozess des wechselseitigen Lernens zwischen verschiedenen Maßnahmen und des Zusammenführens unterschiedlicher Perspektiven lässt robustere und nachvollziehbarere Entscheidungen entstehen, die für weitere Entwicklungen in der Zukunft anschlussfähig sind.

... die Umsetzung am Beispiel der Maßnahme Smart Water

Smart Water ist eine Netzwerkmaßnahme. Sie durchläuft zunächst den Vorprozess, bei dem das Maßnahmenteam vom Support-Team begleitet wird. Am Ende des Vorprozesses wird festgelegt, in welcher Phase gewechselt und mit welcher Methodik weitergearbeitet werden soll. Daraufhin wird der Projektplan angepasst. Voraussichtlich wird vor der finalen Entwicklung des agilen Planungstools eine Phase der Exploration und Erprobung mittels eines Prototypen in einem Stadtteil durchgeführt. Ist diese erfolgreich, kann das Planungstool auf ganz Berlin angewandt und auf andere Städte übertragen werden.

Die Kapitel der Strategie

  • Icon Smart City Berlin

    Warum Gemeinsam Digital: Berlin?

  • Icon Wertekompass

    Wertekompass: Wie gestalten wir Berlin als digitale Stadt?

  • Icon Handlungsfelder

    Handlungsfelder: Was benötigt die Stadt?

  • Icon Massnahmen

    Maßnahmen: Wie können wir Berlin als digitale Stadt realisieren?

  • Icon Governance

    Governance: Wie wollen wir arbeiten?

  • Icon Umsetzung

    Umsetzung: Welche Werkzeuge brauchen wir?

  • Icon Wirkungsmessung

    Wirkungsmessung: Wie bleiben wir auf dem Kurs?

  • Icon Übersicht

    Die Strategie im Überblick

Diese und weitere Inhalte findest du im Strategiepapier Gemeinsam Digital: Berlin

Jetzt hier herunterladen: Strategie Gemeinsam Digital Berlin

Hier geht es zum Anhang zur Strategie.