Methoden für erfolgreiche Zusammenarbeit

Beschreibung: Einladungen zu Veranstaltungen zu schreiben und zu verschicken, das gehört für viele Mitarbeitende zum Tagesgeschäft. Wir schlagen vor, noch einmal zu schauen, ob dabei wirklich „alle Register gezogen“ werden! Es lohnt sich, bei der Einladung Zeit, Mühe und auch Kreativität zu investieren, schließlich bildet sie bereits den Start der Veranstaltung, ist oft der erste Kontaktpunkt mit den Teilnehmer:innen. Um die Chance dieser ersten Begegnung nicht zu verschenken, sollten folgende Aspekte gut bedacht und – eventuell auch auf ungewöhnliche Weise – umgesetzt werden:

• die Zielgruppe definieren: Welche Personen sollen am entsprechenden Schritt beteiligt sein?
• das Anliegen, die Bedeutung und den konkreten Inhalt der Veranstaltung prägnant formulieren: Worum geht es und warum ist es so wichtig, daran teilzunehmen? Ein knapp und markant formulierter Aufhänger kann für eine lange Strecke des Prozesses motivierend sein.
• die Art der Ansprache für die gewählte Zielgruppe klären: Wird beispielsweise eine eher formelle Sprache gewählt oder kommuniziert man in dieser Gruppe informell? Auch hier kann mit der Einleitung bereits eine Weiche gestellt werden. Generell lohnt es sich, den Einladungstext so zu bearbeiten, dass er die Lesenden sofort erreicht (womit steigt der Text ein? wo lässt sich kürzen? …).

Mehrwert: Eine gute Einladung hat die Kraft, Neugier und Vorfreude hervorzurufen. Ein präzise und im richtigen Ton formulierter Inhalt kann bereits dazu beitragen, dass die Veranstaltung eine klare Zielorientierung bekommt.

Ablauf: Am Anfang steht die Wahl des richtigen Mediums: Ob postalisch, digital, mündlich oder per Videobotschaft – hier gibt es Raum, Kreativität und kulturelle Praxis miteinander zu verknüpfen. Erfahrene Mitarbeiter:innen wissen: Mit Blick auf die oft sehr vollen Terminkalender der Teilnehmer:innen sollte die Einladung mit ausreichend Vorlaufzeit zugeschickt werden. Es bietet sich an:

• Ca. 4–6 Wochen vorher ein schnell durchlesbares Save-the-Date
• Ca. 1–2 Wochen vorher eine ausführlichere Einladung mit allen relevanten Informationen inklusive genauerem Ablauf zu schicken.

Arbeitsmaterialien: Abhängig vom gewählten Medium

Beschreibung: Allzu oft geht ein Meeting oder Workshop los, obwohl die Teilnehmer:innen gedanklich noch im Vortermin, der Mittagspause oder bei der Aufgabe sind, die sie davor bearbeiteten. Ein Check-in holt sie gemeinsam in die Arbeitssituation

Mehrwert: Ein Check-in ermöglicht, gemeinsam im (virtuellen) Raum anzukommen, und legt einen klaren Anfang fest. Jede:r kommt hier einmal zu Wort – statt mitunter den gesamten Workshop nur Input aufnehmen zu müssen. Je nach Frage können dabei gleich zu Beginn Erwartungen abgeklopft und somit ein Stimmungsbild eingesammelt werden.

Ablauf:

1. Eine Frage überlegen, die zum Denken anregt und/oder Gelegenheit gibt, die momentane Stimmung zu teilen, z.B.
   Welche Erwartungen habt ihr an den heutigen Tag?
   In welcher Stimmung kommt ihr in diesem Gespräch an?
   Welche Stichworte fallen euch ein, wenn ihr euch vorstellt, unsere Maßnahme wäre bereits Wirklichkeit?
   Welche Ziele verbinden Sie für sich selbst mit der heutigen Veranstaltung?
2. Reihum antwortet jede:r Teilnehmende auf die Frage, ohne dabei unterbrochen zu werden.
   Variante: Um Zeit zu sparen, kann ein Check-in auch in Duos oder Kleingruppen erfolgen.
   Die Reihenfolge kann entweder frei im Kreis mit einer festen Richtung oder durch Weitergabe an eine konkrete nächste Person erfolgen.
3. Anschließend ergreift die Moderation wieder das Wort, nimmt auf, was in den Raum gegeben wurde, und führt weiter in den nächsten Teil des Workshops.

Arbeitsmaterialien: Sammlung guter Check-in-Fragen

Beschreibung: Die Moderation hilft einer Gruppe, strukturiert und zielführend miteinander einen Dialog zu führen. Sie greift in der Regel nicht inhaltlich ein, sondern strukturiert den Prozess methodisch.

Mehrwert: Gespräche, Meetings und Workshops laufen flüssiger und fokussierter und führen meist eher zu greifbaren Ergebnissen, wenn es eine Moderation gibt. Dies erhöht die Motivation der Teilnehmenden zur weiteren Teilnahme an einem Prozess.

Ablauf:

• Gemeinsam ankommen: Jede:r muss in der Veranstaltung ankommen können. Die Moderation sorgt für einen klaren Beginn und einen Überblick. Dazu sollte die moderierende Person kurz skizzieren, zu welchem Anlass man sich zusammengefunden hat. Eine Vorstellungsrunde hilft immer. Kennen sich die Teilnehmenden, so kann stattdessen eine Runde über die Erwartungen, Bedürfnisse oder das Befinden gemacht werden (Check-in). Wird ein Protokoll geschrieben, sollte sich jetzt jemand finden.
• Veranstaltung strukturieren: Die Moderation sollte alle Themen, die zu besprechen sind, sammeln und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen bzw. den Ablauf der Veranstaltung vorstellen, wenn dieser schon vorher festgelegt wurde.
• Beim Thema bleiben: Die Moderation sollte darauf achten, dass die Diskussion am Thema bleibt und nicht abschweift. Dies kann z. B. durch Fragen geschehen: „Wie hilft uns das, was wir eben gehört haben, konkret bei der Lösung unserer Aufgabe weiter?“ etc.
• Nächste Schritte festlegen: Wie können wir das, worüber gesprochen wird, auch umsetzen? Was sind die nächsten Schritte, wer geht sie, welche Zeit, Kosten, Ressourcen nehmen die vorgeschlagenen Lösungen in Anspruch?
• Erreichtes zusammenfassen: Die Veranstaltung sollte ein klares Ende haben. Die Moderation kann einen kurzen Überblick über die vorangegangene Diskussion geben, erzielte Ergebnisse benennen und für das Protokoll vermerken, welche Punkte das nächste Mal weiterbearbeitet werden sollten. Bei rotierender Moderation kann die Moderation für ein folgendes Treffen festgelegt werden.

Arbeitsmaterialien: Je nach Moderationsstil (Moderationskarten, Whiteboard, Post-its)

Beschreibung: Eine bewusst eingesetzte Pause ist auch eine Methode. Die Teilnehmenden können dabei Energie tanken, neue Impulse verarbeiten, informelle Beziehungen aufbauen und vielleicht auch ganz neue Ideen finden.

Mehrwert

Nach intensiven Arbeitsphasen können Teilnehmende in einen informellen Austausch kommen, der freier von Anspannung oder hoher Konzentration stattfindet als unter methodischer Anleitung. Pausen bieten natürlich vor allem auch Raum für Erholung, Stärkung und Verarbeitung.

Ablauf: 

1. Rahmen geben: Ein klarer Zeitrahmen und seine deutliche, gern auch humorvolle Durchsetzung ermöglichen einen gemeinsamen Start und konzentriertes Arbeiten. Wichtig: Zeit einplanen für den Fall, dass doch jemand zu spät kommt, die oder der für die Fortsetzung der Veranstaltung unabdingbar ist.
2. Raum für Regeneration schaffen: Frisches Obst, Kekse und Getränke bereitstellen, ggf. durchlüften.
3. Nächste Schritte vorbereiten: Wie soll nach der Pause weitergearbeitet werden? Muss hierfür etwas im Raum geändert werden? Diesen nächsten Punkt seitens der Moderation vorher konkret anzukündigen oder gerade zum Geheimnis zu machen, kann die Freude auf das Weitermachen unterstützen.

Beschreibung: Die Maßnahmenbeschreibung fungiert als zentrales, lebendiges Dokument des Prozesses. Hier fließen die Erkenntnisse aus den Veranstaltungsformaten, zwischenzeitlicher bilateraler Zusammenarbeit und sorgfältiger Recherche zusammen. In die Maßnahmenbeschreibung kann ständig hineingearbeitet werden, um sie zu verfeinern. Weil die Maßnahmenbeschreibung so zentral ist, werden die Ziele der Formate im Vorprozess immer in Relation dazu formuliert.

Mehrwert: Die Maßnahmenbeschreibung gibt dem Prozess als ständiger Fokuspunkt Struktur. Dabei ist sie jedoch nicht statisch, sondern entwickelt sich im Laufe des Prozesses stetig weiter.

Ablauf: Die Maßnahmenbeschreibung schafft einen Rahmen, in den Informationen gegossen werden können. Anreize werden durch eine Reihe dazu passender Fragen gesetzt.

Arbeitsmaterialien:

• Vorlage Maßnahmenbeschreibung
• Maßnahmenleinwand
  • Sie ist so gestaltet, dass sie unkompliziert sowohl in Vor-Ort- als auch in Onlineworkshops eingesetzt werden kann. Die jeweiligen Bereiche sind darauf räumlich und farblich voneinander abgegrenzt, so dass Post-its genug Raum finden. Die Leinwand kann in unterschiedlichen Größen gedruckt und bei Bedarf nur in Teilen verwendet werden. Empfehlung:
• Große A0-Plakate zur Arbeit mit Post-its
  • Maßnahmenleinwand
• Evtl. A4-Ausdrucke für Tischgruppen
  • Maßnahmenleinwand
• Fragekarten zur Maßnahmenbeschreibung
  • Die Fragekarten bieten zum jeweiligen Bereich Orientierung und fungieren als Hilfestellung beim Erarbeiten der Maßnahmenbeschreibung. Empfehlung: Fragekarten auf dickerem Papier ausdrucken!

Beschreibung: Neben der Organisation des Workshops an sich sollte auch auf die Gestaltung des Orts geachtet werden. Die Räume sollten hell und mit mobilen Möbeln ausgestattet sein, um flexible Arbeitssituationen zu schaffen und persönliche Begegnungen der Mitwirkenden bestmöglich zu unterstützen. Dazu gehört es genauso, die Pausenzeiten gemeinsam zu gestalten und eine gesunde Verpflegung zur Verfügung zu stellen.

Mehrwert: Ein adäquates Setting ist grundlegend für die Zusammenarbeit und den gedanklichen Hochleistungssport, der innerhalb weniger Stunden zu wichtigen Zwischenergebnissen führen soll.

Ablauf: Es hilft, einmal mit den Augen einer Person durch die Räume zu gehen, die noch nie hier war: Was lässt sich tun, um aus einem möglicherweise vertrauten Raum einen Ort mit inspirierender Atmosphäre zu machen? In Vorbereitung auf den Workshop hilft es eine Checkliste erstellen und durchgehen, um sicherzugehen, dass an alles Wichtige gedacht ist.

Arbeitsmaterialien:

Checkliste Workshoporganisation aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten, S.48 - 49

Beschreibung: Die Teamarbeitsroutine hilft, den Ablauf aller Arbeitstreff en, unter Berücksichtigung der Organisationskultur, zu strukturieren. Als Agenda eröffnet sie innerhalb kürzester Zeit einen Schaffensraum und schließt ihn wieder ergebnisorientiert.

Mehrwert: Dieses Vorgehen ist nicht nur sinnvoll für die Arbeitstreff en im Team, sondern kann in abgewandelter Form für andere Termine genutzt werden – egal ob diese 30 Minuten oder 4 Stunden dauern. Der Mehrwert besteht darin, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich für das gemeinsame Erarbeiten von Zwischenergebnissen zu nutzen.

Ablauf & Arbeitsmaterialien:

Methode und Canvas aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten, S. 54-57: Teamarbeitsroutine

Beschreibung: Das Fünf-Finger-Feedback unterstützt eine schnelle und strukturierte Reflexion. Die Methode kann nach Workshops, Besprechungen oder am Ende eines gemeinsamen Arbeitstages eingesetzt werden.

Mehrwert: Diese vielschichtige Rückmeldung ermöglicht es, das Erfahrene als Gelerntes in den weiteren Ablauf zu integrieren. Eine visuelle Dokumentation schafft Transparenz und zeigt, dass jede Meinung im Team wertgeschätzt wird.

Ablauf & Arbeitsmaterialien:

Methode aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten, S. 58-61: Fünf-Finger-Feedback

Beschreibung: Das Vier-Schritt Modell der gewaltfreien Kommunikation unterstützt Menschen in intensiven Arbeitszusammenhängen oder alltäglichen Situationen, Konflikte aufzulösen anstatt sie gewinnen zu wollen.

Mehrwert: Durch diese Art der Kommunikation können Routinen vorwurfsfrei auf den Kopf gestellt werden. Anstatt die Schuld beim Gegenüber abzuladen, übernimmt man selbst konstruktiv und wertschätzend Verantwortung für die Verbesserung der Situation.

Ablauf & Arbeitsmaterialien:

Methode aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten, S. 62-65: Gewaltfreie Kommunikation