Maßnahmenwerkstatt

In der Maßnahmenwerkstatt werden Ziele und Erfolgsfaktoren definiert, der weitere Projektverlauf geplant und die Maßnahmenbeschreibung erarbeitet.

Die Maßnahmenwerkstatt ist ein Format im Vorprozess. Der Vorprozess dient dazu den Kontext, die Herausforderungen und Ziele der Maßnahme sowie die damit verbundenen Bedarfe zu Beginn sauber zu definieren. Als Ergebnis steht eine gemeinschaftlich - das heißt von den Beteiligten und Betroffenen gemeinsam - erarbeitete und belastbare Maßnahmenbeschreibung, mit der die Umsetzung starten kann. Umfassende Informationen zum Vorprozess hier.

Alles zur Maßnahmenwerkstatt

  • Beschreibung

    In der Maßnahmenwerkstatt werden alle Stakeholder in eine intensive und produktive Zusammenarbeit geführt. Die Maßnahmenbeschreibung kann dadurch aus einer Breite an Perspektiven heraus weiterentwickelt werden und so als Basis für daraus hervorgehende, konkrete Schritte dienen. Ausführender Arm der Maßnahmenwerkstatt ist das Maßnahmenteam, das sich vor, während oder nach der Veranstaltung formt.

  • Teilnehmende

    Alle für ein Thema relevanten Stakeholder in Berlin (bzw. der jeweiligen Kommune, der Bürgerinitiative, des Unternehmens)

  • Ziel

    Ziel der Maßnahmenwerkstatt ist es, eine eindeutigere Beschreibung der angedachten Maßnahme zu gestalten. Darin werden der grobe zeitliche und finanzielle Rahmen festlegt, konkrete Umsetzungsschritte und deren Verstetigung formuliert sowie die dafür benötigten Werkzeuge bestimmt. Ebenso wird ein Blick darauf geworfen, mit welchen anderen Maßnahmen die eigene Maßnahme in Verbindung gebracht werden könnte und auf welche anderen Maßnahmen zu achten ist. Die Ergebnisse werden im Logbuch dokumentiert.

  • Ergebnisse

    • Festlegung von Zielstellungen und Schlüsselergebnissen und Einordung der Ziele in die GD:B Erfolgsfaktoren
    • Planung des weiteren Projektverlaufs
    • Überführung des Logbuchs in eine ausführliche Maßnahmenbeschreibung

  • Mehrwert

    • Durch gemeinsames, ressortübergreifendes Arbeiten können Wissensressourcen verbunden und falsche Eindrücke schnell korrigiert werden.
    • Statt gegeneinander wird miteinander nach Lösungen gesucht.
    • Kurze Wege ermöglichen schnelleres Problemlösen.
    • Professionelle Prozessbegleitung macht es einfacher zusammenzuarbeiten.

  • Mögliche Herausforderungen

    • Mitunter gibt es zu diesem Zeitpunkt noch kein Maßnahmenteam. Dann sollte in der Vorbereitung ein kleines Team zur Leitung der Maßnahmenwerkstatt gefunden werden. Auch hier kann es sinnvoll sein, Beteiligte aus verschiedenen Verwaltungseinheiten zusammenzubringen.
    • Hat das Maßnahmenteam Erfahrung mit Maßnahmenbeschreibungen und ist es bereit, umfassend mit dem Werkzeug Maßnahmenbeschreibung zu arbeiten, oder braucht es noch Unterstützung innerhalb der Maßnahmenwerkstatt?
    • Eventuell ist es schwierig, aus dem bisherigen Input aus Kick-Off, Steuerungsrunde und Expert:innendialog die Maßnahmenbeschreibungen eindeutiger zu formulieren. Ein Schreibgespräch (siehe Kick Off, Methode 1.3) kann hier ein produktives Mittel sein.

  • Exemplarischer Ablauf

    Folgendermaßen könnte der grobe Ablauf einer Maßnahmenwerkstatt aussehen:

    • 09:00 Ankommen und Check-In
    • 09:10 Definition von Zielstellungen und Schlüsselergebnissen
    • 10:10 Pause
    • 10:20 Einordnung der Zielstellungen in die GD:B Erfolgsfaktoren
    • 11:00 Weitere Planung des Projektes
    • 12:00 Mittagspause
    • 13:00 Überführung des Logbuchs in die Maßnahmenbeschreibung
    • 15:00 Pause
    • 15:15 Forum, Review und Abschlussrunde
    • 16:00 Ende

Beispielhafte Methoden für die Maßnahmenwerkstatt

  • 5. Zielstellungen und Schlüsselergebnisse

    Beschreibung: Ziele sind Aussagen darüber, was in Zukunft erreicht werden soll. Sie helfen dabei, Verhalten so zu fokussieren, dass es einer angestrebten Sache dient. Je klarer ein Ziel formuliert ist, desto besser lässt sich darauf hinarbeiten. Da wir in komplexen, sich ständig ändernden Umfeldern agieren, müssen Ziele immer wieder angepasst werden. Die Festlegung von Schlüsselergebnissen hilft zu erkennen, wann ein Ziel erreicht ist. Sie legen spezifische, umsetzbare Anforderungen fest, die die Verantwortlichen entweder erfüllen oder nicht. Die Zielstellungen werden anschließend anhand der GD:B Erfolgsfaktoren evaluiert.

    Mehrwert:

    Die Festlegung von Zielen und Schlüsselergebnissen für die Maßnahme ermöglicht dem Team den eigenen Fortschritt im Rahmen des Prozesses zu überprüfen.

    Ablauf:

    Zielstellungen Formulieren: Formulieren Sie gemeinsam im Team Zielstellungen für Ihr Projekt auf jeweils einem Post-it. Achten Sie dabei auf die genannten Kriterien, um ein klares Ziel zu formulieren:

    • Zielstellungen: "Was wollen wir erreichen?"
    • = orientieren sich an der Vision
    • = ambitioniert, aber erreichbar
    • = inspirierend und motivierend
    • = für alle verständlich formuliert
    • = haben ein Verfallsdatum

    Schlüsselergebnisse formulieren: Formulieren Sie ein bis drei Schlüsselergebnisse für jedes Ihrer Ziele auf jeweils einem Post-it. Ordnen Sie die Zielstellungen und Schlüsselergebnisse in die Grafik ein. Achten Sie dabei auf die genannten Kriterien, um ein klares Schlüsselergebniss zu formulieren:

    • Schlüsselergebnisse: "Woran erkennen wir, dass das Ziel erreicht wurde?"
    • = spezifisch und realistisch
    • = stehen im direkten Bezug zur Zielstellung
    • = beeinflussbare Ergebnisse

    Zielstellungen in GD:B Erfolgsfaktoren einordnen

    • Ordnen Sie Ihre Ziele inklusive der Schlüsselergebnisse in der Matrix ein. Es müssen nicht notwendigerweise alle Felder gefüllt werden. Ziele, die in keine der Kategorien passen, können Sie im Feld daneben sammeln. Geben Sie jedem Ziel ein konkretes "Verfallsdatum".
    • Wenn alle Ziele und Schlüsselergebnisse eingeordnet sind, stimmen sie im Team über die drei wichtigsten Ziele ab, indem sie Klebepunkte verteilen.
    • Tragen Sie die drei wichtigsten Ziele inklusive Schlüsselergebnisse in das Logbuch ein.

    Arbeitsmaterialien:

    • Arbeitsanweisung Zielstellungen und Schlüsselergebnisse [Miro] [PDF]
    • Vorlage Zielstellungen und Schlüsselergebnisse [Miro] [PDF]
    • Arbeitsanweisung Zielstellungen einordnen [Miro] [PDF]
    • Vorlage GD:B Erfolgsfaktoren [Miro] [PDF]
    • Vorlage Weitere Ziele und Schlüsselergebnisse [Miro] [PDF]
    • Stifte
    • Post-Its
    • Klebepunkte

  • 6. Projektplanung

    Beschreibung: Die Planung des weiteren Prozessverlaufs ermöglicht es allen Beteiligten, den zeitlichen Rahmen des Vorhabens auf einen Blick zu erfassen: Was ist in welcher Phase zu tun? Dabei geht es weniger um die punktgenaue Planung, sondern vielmehr um eine Skizze.

    Mehrwert: Alle relevanten Stakeholder sind über den weiteren Verlauf des Prozesses informiert und Zuständigkeiten sind verteilt.

    Ablauf:

    1. Schema auf ein großes Blatt Papier übertragen oder die Vorlage verwenden. Balkenhöhe und -breite können für die eigene Unternehmung beliebig angepasst werden.
    2. Anfang, Ende und Dauer für die Phasen der Unternehmung veranschlagen.
    3. Auf dem Zeitstrahl für jede Phase eigene Etappenziele eintragen: Was soll am Ende der Phase bearbeitet sein? Bereits bekannte Meilensteine werden in den jeweiligen Balken vermerkt.
    4. Nun wird jede Phase gesondert betrachtet: Welche Beteiligungsformate (Workshops, Rücksprachen, ...) sind wann erforderlich? Gibt es wichtige Fristen, die beachtet werden müssen? Legen Sie auf Basis der in Schritt 2 veranschlagten Zeiträume fest, wann Workshops stattfinden sollten und wann welche Personen informiert, rekrutiert und eingebunden werden müssen.
    5. Dokumentieren Sie den entworfenen Prozessverlauf möglichst übersichtlich für die weitere Kommunikation.

    Arbeitsmaterialien

Zusätzliche Methoden

Neben den erprobten Formaten des Vorprozesses mit den dazu passend ausgearbeiteten Methoden gibt es riesige Schätze weiterer Methoden, die bei der Entwicklung einer Maßnahme angewendet werden können. Eine kleine Sammlung wird hier vorgestellt – verbunden mit der Anregung, den eigenen methodischen Werkzeugkoffer selbst kreativ zu erweitern. Die vorgestellten Methoden stammen aus dem „Handbuch öffentliches Gestalten“ des CityLAB Berlin.

  • Gesprächsleitfaden

    Beschreibung: Im Gegensatz zu einer quantitativen Umfrage folgt das geplante Gespräch keiner starren Reihenfolge an Fragen. Die Nutzung von offenen Fragen und vertiefenden Fragen bildet die Grundlage für unser semi-strukturiertes Gespräch. Der Gesprächsleitfaden kann und soll situativ angepasst werden. Dadurch haben wir die Flexibilität, unser Gegenüber frei berichten zu lassen und bei interessanten Gesichtspunkten gezielt nachzufragen

    Mehrwert: Der Leitfaden lässt neben den vorab definierten Themenbereichen genügend Platz für neue inhaltliche Aspekte, die sich während des Gesprächs ergeben. Wir bleiben somit offen für neue Entdeckungen, verlieren aber nicht aus dem Blick, was wir in Erfahrung bringen möchten. Dies gelingt mit jedem durchgeführten Gespräch immer besser

    Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

    Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 130-133 „Gesprächsleitfaden“

  • Gespräch dokumentieren

    Beschreibung: Die Gesprächsdokumentation ist eine Mitschrift, die auf Originalzitaten und Beobachtungen basiert. Auf dieser Grundlage kann im Nachgang eine gemeinsame Auswertung erstellt werden, die neben den Gesprächsinhalten auch die Körpersprache und Interaktionen mit der Umgebung einbezieht.

    Mehrwert: Durch die Dokumentation der Situation vor, während und nach dem Gespräch können wir Aspekte entdecken, die häufig übersehen werden. Unwichtig erscheinende Informationen gewinnen an Relevanz, wenn sie im Zusammenhang betrachtet werden können. Außerdem sind Visualisierungen erfahrungsgemäß immer eine Bereicherung!

    Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

    Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 148–151 „Gespräch dokumentieren“

  • Bedürfnis-Hindernis-Filter

    Beschreibung: Mit dem Filter werden alle Erkenntnisse der Einzelgespräche in Bedürfnisse und Hindernisse unterteilt. Wiederholte Aussagen werden zu Bedeutungsmustern verdichtet. Im Ergebnis lassen sich Paare kombinieren, die für unsere Unternehmung wegweisend sind

    Mehrwert: Selbst bei wenigen Vorkenntnissen bietet diese Methode eine hochwertige und verlässliche Basis, um Beweggründe und Hemmnisse zu identifizieren, die miteinander in Beziehung stehen.

    Arbeitsmaterialien: Methode zum Download

    Aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten – S. 158–161 „Bedürfnis-Hindernis- Filter“