Kick-Off

Im Kick-Off wird die Richtung der Maßnahme vorgegeben: Sie wird strukturiert und es wird festgelegt, welche Veranstaltungen aus dem Vorprozess für die Maßnahme wirklich gebraucht werden. Dabei wird der aktuelle Wissensstand der bisherigen Stakeholder der Maßnahmen zusammengetragen und dokumentiert. So wird zum einen sichergestellt, dass das Maßnahmenteam mit einer von allen geteilten Wissensgrundlage startet. Zum anderen wird Beteiligten Raum geboten, ihre teilweise lange gehegten Ideen auszusprechen und sich in ihren Perspektiven gehört zu fühlen. Findet dieser Prozess nicht am Anfang statt, kann es sein, dass an anderer Stelle vehement versucht wird, der eigenen Perspektive Gehör zu verschaffen, statt offen für andere Herangehensweisen zu sein.

Der Kick-Off kann sich aus Personen zusammensetzen, die auf einer übergeordneten Ebene mit der Umsetzung von Gesamtstrategien betraut sind und die in diesem Rahmen umfassende Vorhaben planen oder weiterentwickeln. Er kann allerdings auch gezielt für die jeweilige Maßnahme zusammengestellt werden. Es können an dieser Stelle z.B. schon Vertreter:innen von Stakeholdern hinzugeholt werden, die im Laufe der Maßnahme eine wichtige Rolle spielen werden.

• Führungsebene (z. B. der Senats- bzw. bezirklichen Verwaltungen; des Unternehmens)
• Verwaltungsexpert:innen
• Fachebene (z. B. der Senatsverwaltungen)

Ziel des Kick-Offs ist es, die Beteiligten im neuen Kontext der gemeinsamen Maßnahme miteinander bekannt zu machen, Vertrauen zu schaffen und Gelegenheit zu geben, ihre diversen Perspektiven zum Ausdruck zu bringen. Dies erleichtert die Orientierung und schafft Raum für das gemeinsame Entdecken neuer Lösungen im weiteren Verlauf der Maßnahme.

Hinzu kommt die Klärung grundlegender Fragen:

• Welches Wissen ist bereits bei den verschiedenen Stakeholdern vorhanden?
• Wer ist im Maßnahmenteam?
• Wie arbeitet das Team (und ggf. andere Akteure im Rahmen der Maßnahme) zusammen (z.B. welche digitalen Tools werden dabei genutzt)?

Zudem wird die weitere gemeinsame Arbeit festgelegt. Dazu gehört auch, welche weiteren Formate durchgeführt werden.

• Die Beteiligten aus den betroffenen Organisationen (z.B. Verwaltungsangehörigen der Senats-/Bezirksebene) lernen sich kennen.
• Der aktuelle Wissensstand der bisherigen Stakeholder wird zusammengetragen und im Logbuch dokumentiert.
• Es wird festgelegt, ob die weitere gemeinsame Arbeit fortgesetzt wird.
• Es steht ein erster, grober Zeitplan.

Die Beteiligten beginnen mit gemeinsamem Grundwissen, um ihre nächsten Schritte gezielt zu planen. Offene Diskussionen und das Gefühl, gehört zu werden, schaffen Raum, um in Projekten schneller zu Lösungen zu gelangen, die sonst an starren Positionen scheitern würden. Das Sammeln des aktuellen Wissenstandes schafft zudem eine Grundlage, mit der die späteren Lösungen verglichen werden können.

Zum Kick-Off liegt erfahrungsgemäß eine Vielfalt an Ideen, Vorarbeiten und möglicher Richtungen der Maßnahme vor. Dieser Vielfalt Raum zu geben und sie anschließend in eine vorläufige Struktur (das Logbuch) zu gießen, erfordert einen Balanceakt: Einerseits Wertschätzung für das Gesagte zu zeigen und von den Beteiligten einzufordern, dabei aber andererseits innerhalb klarer zeitlicher Grenzen zu arbeiten.

Zudem ist es wichtig klar zu kommunizieren, dass das Logbuch zu diesem Zeitpunkt nur den aktuellen Stand der Dinge wiedergibt. Denn wenn eine Vorlage erst einmal ausgefüllt ist, verleitet das schnell zum Gedanken: „Aber wir sind doch schon fertig!?“

Folgendermaßen könnte der grobe Ablauf eines Kick-Offs aussehen:

• 09:00 Ankommen und Check-In
• 09:10 Kennenlernrunde: Wer ist im Raum? Vorstellungsrunde mit Namen, Organisation und Rolle in der Maßnahme
• 09:40 Einführung Vorprozess sowie dessen Arbeitsmaterialien (Wegbeschreibung und Logbuch)
• 10:50 Übung: Kopf leeren
• 10:20 Pause
• 10:35 Planung des Vorprozesses: Welche Formate brauchen wir? Welche Stakeholder sind relevant? Welche digitalen Tools nutzen wir zur Zusammenarbeit?
• 11:15 Review und Abschlussrunde
• 11:30 Ende

Beschreibung:

Die ausgefüllte Struktur spiegelt den aktuellen Wissensstand der Gruppe zu dem Projekt wider. Im Verlauf des Vorprozesses wird jeder einzelne Punkt tiefer beleuchtet, sodass weitere Aspekte ergänzt werden können. Daher ist ein regelmäßiges Aktualisieren des Logbuches notwendig.

Mehrwert:

Die Methode ermöglicht, das Wissen aller Anwesenden zu dokumentieren und transparent zu machen. Dank der übersichtlichen Darstellung im Logbuch sind alle relevanten Informationen auf einen Blick erkennbar und fehlendes Wissen kann schnell identifiziert werden.

Ablauf:

1. Sammeln Sie in Stille alle wichtigen Aspekte, die Ihnen zu den verschiedenen Bereichen im Logbuch einfallen und halten Sie diese auf Post-its fest (ein Aspekt pro Post-it)
2. Teilen Sie Ihre Aspekte mit den anderen Mitgliedern in Ihrem Team und ordnen Sie das Post-it dem passenden Bereich zu

Führen Sie ähnliche Punkte zu Clustern zusammen

Arbeitsmaterialien:

[Miro] [PDF]

Beschreibung: Diese Methode beinhaltet die gemeinsame Planung des Vorprozesses und klärt folgende Fragen: Welche Formate sollen durchgeführt werden? Welche Personen müssen beteiligt werden? In welchem Zeitraum soll der Vorprozess stattfinden?

Mehrwert: Die gemeinsame Planung des Vorprozesses ist für dessen reibungslosen Ablauf notwendig und stellt sicher, dass alle wichtigen Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt eingebunden werden.

Ablauf:

1. Bestimmen Sie, wer aus Ihrer Gruppe moderiert, wer die Zeit im Blick behält und wer die Ergebnisse festhält.
2. Gehen Sie Schritt für Schritt durch die Darstellung des Vorprozesses und dokumentieren Sie die relevanten Stakeholder in der Spalte "Beteiligte".
3. Tragen Sie ein vorläufiges Datum und ggf. Ort für jede Veranstaltung in der Spalte "Planung" ein.
4. Verteilen Sie Verantwortlichkeiten im Team: Wer kümmert sich um die Planung der Veranstaltung? Wer lädt die Stakeholder ein?

Arbeitsmaterialien: -

Arbeitsanweisung: [Miro] [PDF]

Überblick Vorprozess-Formate, Ergebnisse, Beteiligte [Miro] [PDF]

Beschreibung: Eine Form des schriftlichen Brainstormings, das eine Debatte sichtbar macht. Wir sammeln damit gemeinsam Hinweise, Anregungen oder Änderungswünsche zum aktuellen Stand der Maßnahmenbeschreibung.

Mehrwert: Manchmal entsteht eine konzentriertere Arbeitsatmosphäre, wenn eine Gruppe ihre Gedanken in komprimierter Form austauscht, statt zu diskutieren und in schier endlose Schleifen zu verfallen. Die Schriftform führt dazu, dass Aussagen, Meinungen und Ideen stärker durchdacht und knapper formuliert werden. Gleichzeitig ermöglicht das Schreibgespräch eine Übersicht über bereits festgehaltene Gedanken und verhindert somit Wiederholungen. Argumente und Gegenargumente nehmen aufeinander Bezug und gruppieren sich automatisch, so dass eine mindmapähnliche Dokumentation zur späteren Verwendung entsteht.

Wenn das Schreibgespräch schweigend durchzuführen hilft den Teilnehmenden dabei sich auf die Inhalte auf dem Papier zu fokussieren.

Alternative: Ein (Langzeit-)Schreibgespräch kann auch als Moodboard, Wandzeitung oder Erkenntniswand über die Dauer einer ganzen Veranstaltung (z. B. einer Tagung) durchgeführt werden.

Ablauf:

1. Präzise Fragen formulieren: Ein Schreibgespräch sollte sich an ein bis drei eindeutig formulierten Fragen orientieren. Je präziser diese Fragen formuliert sind, desto fokussierter sind die Beiträge. Das Schreibgespräch eignet sich z. B. sehr gut, um den aktuellen Stand der Maßnahmenbeschreibung zu diskutieren.
2. Große Schreibunterlage ausbreiten: Ein Schreibgespräch kann auf einem langen Tisch oder an einer Wand stattfinden. Der Vorteil eines Tisches ist die Zugänglichkeit von allen Seiten. Der lange Tisch wird mit Papier überzogen. Allerdings richten sich die Beiträge dann auch kreuz und quer auf dem Blatt aus. Hängt das Papier an einer Wand, ist der Zugang bei größeren Gruppen schwierig, dafür ist die Schrift gleich ausgerichtet.
3. Stifte und Post-its verteilen: Idealerweise haben alle einen eigenen Stift, der fett genug schreibt, um die Lesbarkeit auf dem Papier zu gewährleisten. Wenn die Beiträge auf Post-its geschrieben werden, lassen sie sich immer wieder neu zuordnen.
4. Schweigend schreiben: Das Schreibgespräch sollte im Idealfall schweigend durchgeführt werden.
5. Ergänzen, erweitern oder überarbeiten: Vorgefundene Klebezettel können ergänzt, erweitert, überarbeitet, kommentiert und mit anderen Klebezetteln in Verbindung gebracht werden.

Arbeitsmaterialien

• Schreibunterlage
• Post-its
• Stifte
• Evt: Vorbereitungsmaterialien, z. B. aktueller Stand des Logbuchs [Miro] [PDF]
• Arbeitsanweisung [Miro] [PDF]