Steuerungsrunde
Erkundet ein Thema, definiert spezifische Herausforderungen in Form von Fragestellungen. Mehr
Im Vorprozess sollen Inhalt, Umfang und Rahmenbedingungen der Maßnahme definiert werden, bevor mit ihrer Umsetzung begonnen wird. Er hilft, Klarheit über die zugrundeliegenden Herausforderungen und die Zielsetzung der Maßnahme, die Rollen und das Mandat der Akteur:innen ebenso wie über die Ressourcenplanung sowie die Wirtschaftlichkeit zu erlangen. Um für unterschiedlichste Akteur:innen nachvollziehbar und auch auf vergleichbare Projekte in ganz anderen Kontexten übertragbar zu sein, wird die Maßnahmenbeschreibung in einer sogenannten Mustersprache verfasst, also einem klar strukturierten Aufbau folgend, in dem die kennzeichnenden Aspekte der Maßnahme dargestellt werden. Kern dieser Maßnahmenbeschreibung ist das Formulieren und Beantworten der richtigen Fragen.
Die Beteiligung von Expert:innen sowie der Öffentlichkeit von Anfang an stellt sicher, dass die Maßnahme bedarfsgerecht gestaltet wird und mit anderen relevanten Maßnahmen verknüpft werden kann, um ihre Nachhaltigkeit zu sichern. Um zudem einen strukturierten und effizienten Planungsprozess für die Maßnahme sicherzustellen, werden auch Methoden aus den Projektphasen II – IV im Vorprozess angewandt. So wird erkundet, in welcher der Folgephasen welche Arbeitsschritte durchzuführen sind oder ob eventuell direkt bei späteren Phasen eingesetzt werden kann.
Der Vorprozess umfasst fünf Schritte bzw. Formate, die unterschiedliche Akteur:innen bzw. Stakeholder, Perspektiven, Wissensressourcen sowie Aushandlungsformen in das Projekt holen, um eine umfassende Maßnahmenbeschreibung zu erstellen – je nachdem, was in der individuellen Maßnahme gerade erforderlich ist.
Im Folgenden werden die fünf Formate des Vorprozesses vorgestellt und dabei auch Vorschläge für passende Methoden inklusive einfach zu nutzender Templates angeboten, die dabei helfen, die Formate erfolgreich zu gestalten. Ähnlich den Methoden werden auch die Formate im weiteren Verlauf mittels einer festen Struktur beschrieben:
Am Ende steht eine ausgearbeitete Maßnahmenbeschreibung, die von der (politischen) Leitung abgesegnet ist und somit die weitere Arbeit legitimiert. Wichtig dabei: Auch wenn der Prozess linear aufgebaut ist, können jederzeit Schleifen gedreht werden. Je nachdem, ob eine Veranstaltung mehr oder weniger gebraucht wird, kann die Formatfolge angepasst werden. Der Vorprozess folgt in diesem Sinne einem flexiblen Baukastenprinzip. Die Umsetzung der Maßnahme wird im Laufe des Prozesses früher oder später von einem Maßnahmenteam in die Hand genommen. Das Maßnahmenteam setzt die beschlossene Maßnahme um und integriert sie in das digitale, smarte Berlin.
Ergebnis: Am Ende der Phase stehen ein Maßnahmenteam mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten und Kapazitäten, ein politisches Mandat zur Umsetzung sowie eine standardisierte Beschreibung des Vorhabens und seiner beabsichtigten Wirkung (Maßnahmenbeschreibung).
Zur Erinnerung: Hier gibt es Methoden, die zu jedem Zeitpunkt helfen, die Zusammenarbeit produktiv und strukturiert zu gestalten.