Phase 1: Der Vorprozess

Eine gemeinsame Basis schaffen

Im Vorprozess sollen Inhalt, Umfang und Rahmenbedingungen der Maßnahme definiert werden, bevor mit ihrer Umsetzung begonnen wird. Er hilft, Klarheit über die zugrundeliegenden Herausforderungen und die Zielsetzung der Maßnahme, die Rollen und das Mandat der Akteur:innen ebenso wie über die Ressourcenplanung sowie die Wirtschaftlichkeit zu erlangen.

Der Vorprozess ist für komplexe Projekte/Maßnahmen gedacht. Das sind Projekte, in denen verwaltungsseitig mehrere Behörden / Ressorts aus verschiedenen Perspektiven involviert sind. Es können zusätzlich auch Akteure außerhalb der Verwaltung Teil dieser komplexen Projekte sein. Um ein gesamtstädtisch sinnvolles Ergebnis zu erzielen, sollten sich diese Akteure von Anfang an zielgerichtet abstimmen und zusammenarbeiten. Der Vorprozess hilft hier mit einem strukturierten Vorgehen schnell und effektiv zu einer abgestimmten Projektbeschreibung, klar abgestimmten Arbeitspaketen in verschiedenen Zuständigkeiten und damit einem schnelleren und im gesamtstädtischen Sinne besseren Arbeitsergebnis zu kommen.

Der Vorprozess begleitet die Verantwortlichen dabei, die Problemstellung konkret für verschiedene Maßnahmenakteur:innen handhabbar zu machen und von Beginn an Kompetenzen über den eigenen Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich hinaus einzubeziehen. Die große Hilfestellung ist, dass die Verantwortlichen methodisch durch die Diskussionen und Entscheidungsfindungsprozesse geleitet werden. Fragen von Timing, Inputauswahl, Öffnung oder Verengung der Diskussion und die Aufbereitung der Ergebnisse für die darauf aufbauenden Folgeformate erfolgen durch einen versierten und ergebnis- sowie serviceorientierten Dienstleister in einem gesicherten Zeitrahmen.

Die wichtigsten Ergebnisse der einzelnen Schritte des Vorprozesses werden im Logbuch dokumentiert.

Das Logbuch stellt die Basis dar für die detaillierte Maßnahmenbeschreibung. Um für unterschiedlichste Akteur:innen nachvollziehbar und auf vergleichbare Projekte in anderen Kontexten übertragbar zu sein, folgen das Logbuch und die Maßnahmenbeschreibung einem klar strukturierten Aufbau.

Die bedarfsweise Einbindung von Expert:innen sowie der Öffentlichkeit von Anfang an stellt sicher, dass die Maßnahme zielgerichtet gestaltet wird und mit anderen relevanten Maßnahmen verknüpft werden kann und erhöht damit die Nachhaltigkeit der Maßnahme. Um zudem einen strukturierten und effizienten Planungsprozess für die Maßnahme sicherzustellen, werden auch Methoden aus den Projektphasen II – IV im Vorprozess angewandt. So wird erkundet, in welcher der Folgephasen welche Arbeitsschritte durchzuführen sind oder ob eventuell direkt bei späteren Phasen eingesetzt werden kann.

Der Vorprozess umfasst sechs Schritte bzw. Formate, die unterschiedliche Akteur:innen, Perspektiven, Wissensressourcen sowie Aushandlungsformen in das Projekt einbeziehen, um eine umfassende Maßnahmenbeschreibung zu erstellen.

Der Vorprozess umfasst sechs Schritte bzw. Formate, die unterschiedliche Akteur:innen, Perspektiven, Wissensressourcen sowie Aushandlungsformen in das Projekt einbeziehen, um eine umfassende Maßnahmenbeschreibung zu erstellen.

Im Folgenden werden die Formate des Vorprozesses vorgestellt und dabei auch Vorschläge für passende Methoden inklusive einfach zu nutzender Vorlagen angeboten, die dabei helfen, die Formate erfolgreich zu gestalten.

Ähnlich den Methoden werden auch die Formate im weiteren Verlauf mittels einer festen Struktur beschrieben:

Am Ende steht eine ausgearbeitete Maßnahmenbeschreibung, die von der (politischen) Leitung freigegeben wurde und damit die weitere Arbeit legitimiert. Wichtig dabei: Auch wenn der Prozess linear aufgebaut ist, können jederzeit Schleifen gedreht werden. Je nachdem, ob eine Veranstaltung mehr oder weniger gebraucht wird, kann die Formatfolge angepasst werden. Es kann bei spezifischen Themenstellungen auch sein, dass nicht jeder Vorprozess alle Formate beinhaltet. Der Vorprozess folgt in diesem Sinne einem flexiblen Baukastenprinzip.

HIER findet sich zusätzlich eine umfassende Grafik zum Download, die eine Übersicht zum Vorprozess gibt.

Übergabe ans Maßnahmenteam

Die Umsetzung der Maßnahme wird im Laufe des Prozesses früher oder später von einem Maßnahmenteam in die Hand genommen. Das Maßnahmenteam setzt die beschlossene Maßnahme um und integriert sie in das digitale, smarte Berlin nachdem die Entscheidungsrunde (falls notwendig) ihr Mandat erteilt hat.

Ergebnis: Am Ende der Phase 1 „Vorprozess“ stehen ein Maßnahmenteam mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten und Kapazitäten, ein politisches Mandat zur Umsetzung sowie eine standardisierte Beschreibung des Vorhabens und seiner beabsichtigten Wirkung (Maßnahmenbeschreibung).

Zur Erinnerung: HIER gibt es Methoden, die zu jedem Zeitpunkt helfen, die Zusammenarbeit produktiv und strukturiert zu gestalten.

Abschlussfragen

Mit den folgenden Fragen setzt sich der Vorprozess im Laufe seiner Formate auseinander. Am Ende sollte noch einmal überprüft werden inwiefern sie beantwortet wurden.

Weitere Werkzeuge

Dokumentation im Laufe des Prozesses

Zusätzlich zu Logbuch und Maßnahmenbeschreibung kann es hilfreich sein, Ergebnisprotokolle der einzelnen Veranstaltungen zu erstellen. Dies kann dabei helfen, die Ergebnisse der Veranstaltung nachträglich in die Maßnahmenbeschreibung einzufügen. Idealerweise ist dies aber nicht notwendig, da bereits während der Veranstaltung alle wesentlichen Informationen ins Logbuch eingetragen wurden und später in der Maßnahmenbeschreibung weiter ausgeführt werden.

Für ein Ergebnisprotokoll empfehlen wir eine knappe Zusammenfassung, die die folgenden Bereiche umfasst:

• Ausgangslage: Was waren die Umstände innerhalb derer die Veranstaltung stattfand?
• Teilnehmende: Wer war anwesend, welche Organisationen waren vertreten?
• Ziele: Welche Ergebnisse sollten ursprünglich durch die Veranstaltung erzielt werden?
• Vorgehen: Welche Herangehensweise wurde für die gemeinsame Arbeit gewählt?
• Zentrale Ergebnisse: Welche Ergebnisse brachte die gemeinsame Arbeit letztendlich? Diese können dann meist ins Logbuch importiert und von dort in die Maßnahmenbeschreibung erweitert werden.
• Ablauf: Darunter eine detaillierte Beschreibung des Ablaufs.

Eine Wegbeschreibung durch den Vorprozess:

Ein weiteres hilfreiches Werkzeug im Vorprozess ist die Wegbeschreibung [Miro] [PDF]. Sie zeigt uns, wann was im Laufe des Prozesses passiert, und hilft uns dabei, uns auf das Wesentliche zu fokussieren. Sie erinnert daran, nach Kick-Off und Vision zuerst das Projektverständnis zu erweitern, bevor es in den Bereich der konkreten Maßnahmenplanung geht.

Wir bewegen uns im Vorprozess von hinten nach vorne: Nachdem zunächst das vorhandene Wissen der Beteiligten gesammelt wurde, ist der Kopf frei, um im Rahmen der Visionserstellung in die Zukunft zu blicken. Erst dann wird der Status Quo erfasst und durch den Fokus auf die Nutzer:innenperspektive und externe Expert:inneninputs erweitert. Daraus ergeben sich die relevanten übergeordneten Fragen, die Gestaltungsaufgabe und darauf aufbauend die Ziele und Schlüsselergebnisse. Dadurch wird ein umfassendes Projekt- und Problemverständnis aufgebaut, sodass die sich daraus ergebenden Maßnahmen – eingebettet in konkretem Projektplänen - aus einem tiefen, verschiedene Perspektiven miteinbeziehenden Verständnis heraus entwickelt werden.

Ideensammlung

Oft gehen wir bereits mit Lösungsideen in einen Prozess, auch wenn wir das Problem noch nicht vollständig verstanden haben – was zur Gestaltung von Lösungen führt, die am eigentlichen Problem vorbeigehen. Entsprechend hilfreich ist es, sich zu Beginn eines Prozesses von den ersten Ideen freizumachen und zunächst tiefer ins Problemverständnis einzutauchen. Mitunter stellen sich die ersten Lösungsansätze aber auch nach diesem Eintauchen als passend heraus. Um zu vermeiden, dass diese Ideen im Verlauf des Prozesses verloren gehen, können sie hier geparkt werden. Im Rahmen kurzer „Wir schauen in unsere Ideensammlung“-Übungen kann zum gegebenen Zeitpunkt wieder auf sie zugegriffen werden. Dazu findet sich hier [Miro] [PDF]die passende Arbeitsanweisung und hier [Miro] [PDF] eine Vorlage, in der die Ideen laufend gesammelt werden können.

Sammlung zentraler Herausforderungen

Im Laufe des Prozesses entstehen Fragen, die die Maßnahme je nach Antworten in eine deutlich andere Richtung bewegen als sie ohne den Vorprozess eingeschlagen worden wäre. In einfachen Worten:

Fragen, bei denen wir denken "Hätte ich mir mal vorher darüber Gedanken gemacht!". Diese Fragen nennen wir bei GD:B „Zentrale Herausforderungen“. Sie nebenher stetig festzuhalten ist immens wertvoll: Ihre möglichst frühzeitige Beantwortung verhindert, dass mit viel Energie in die falsche Richtung gearbeitet wird. Zum Festhalten der Fragen steht die folgende Vorlage [Miro] [PDF] zur Verfügung.

Sammeln Sie ihre zentralen Herausforderungen hier und werfen Sie im Laufe des Prozesses im Rahmen kurzer „Wir blicken auf unsere Fragen“-Übungen einen Blick darauf. Dazu findet sich hier [Miro] [PDF] die passende Arbeitsanweisung.

Vorprozess "light"

GD:B Maßnahmen, die keinen Vorprozess durchlaufen, haben die Möglichkeit einen Vorprozess "light" eigenständig durchzuführen. Dieser umfasst insgesamt sechs Methoden, die HIER als digitale Arbeitsvorlagen auf Miro zur Verfügung stehen. Die Methoden basieren auf Ansätzen aus dem „Handbuch Öffentliches Gestalten“ des CityLAB Berlin und wurden für das GD:B Umsetzungsmodell angepasst. Darüber hinaus sind Methoden enthalten, die speziell für die Bedürfnisse der Maßnahmen entwickelt wurden.

Hinweis zur Nutzung von Miro-Vorlagen: Die Vorlagen sind nur zur Ansicht. Um eine Vorlage zu bearbeiten, muss eine Kopie des gesamten Boards erstellt werden. Genaue Anleitung gibt es hier.